Comment organiser les stocks et le stockage d’un café grâce aux étiquettes QR TidyBox

L'affluence matinale a commencé et le comptoir est à court de couvercles pour les tasses à emporter. Personne ne sait où se trouve la boîte de rechange. L'inventaire d'un café devient utile lorsque n'importe quel membre de l'équipe peut répondre à ces questions : qu'avons-nous en stock, et où cela se trouve-t-il ?

TidyBox relie les boîtes, les récipients et les étagères à des listes d’articles numériques grâce à des étiquettes QR. Scannez, photographiez le contenu ou décrivez-le à voix haute, examinez les suggestions de l’IA et enregistrez. Par la suite, recherchez un produit et vérifiez son emplacement. Tout s’ouvre dans le navigateur de votre téléphone, sans application ni tableur distinct.

Attribuez à chaque article un emplacement de stockage bien défini

Commencez par observer la manière dont votre équipe utilise les fournitures. Définissez quelques zones de stockage pratiques :

• Café et ingrédients secs : sachets de grains scellés, thé, cacao et sucre.
• Sirops et compléments : bouteilles de réserve, sauces et ingrédients de saison, conservés conformément aux consignes de stockage imprimées sur leur emballage.
• Emballages à emporter : gobelets, couvercles assortis, serviettes, sacs et pochettes.
• Stocks réfrigérés : produits nécessitant d’être conservés au frais, à leur emplacement attitré.
• Nettoyage et entretien : un espace séparé pour les produits d’entretien, les brosses et les fournitures de rechange, à l’écart des aliments.
• Fournitures saisonnières : emballages festifs, décorations et matériel ponctuel.

Commencez par créer une collection intitulée « Café — Central ». Celle-ci relie les étiquettes via une recherche partagée. Attribuez des emplacements tels que « Réserve — Rayonnage B — Étagère 2 » afin d’indiquer au personnel où chercher.

Une étiquette peut correspondre à une boîte, un conteneur ou une étagère. Évitez de compter les mêmes bouteilles à la fois dans la fiche d’une étagère et dans celle d’une boîte située sur cette même étagère. Des collections distinctes permettent de répartir les stocks et les accès du personnel entre les différents cafés. Consultez le guide des collections.

Étiquetez les étagères et les cartons, puis créez des listes à partir de photos ou d’enregistrements vocaux

Préparez un ensemble d’étiquettes liées entre elles, que vous imprimerez vous-même ou que vous achèterez prêtes à l’emploi. Placez chaque code sur une surface plane et accessible. Une étiquette apposée sur le côté d’une boîte empilée est plus facile à atteindre que celle située sous un autre carton.

Créez votre premier registre de stockage :

1. Scannez l’étiquette. Ouvrez la page correspondante dans le navigateur de votre téléphone.
2. Donnez un nom au carton ou à l’étagère. Essayez par exemple « Gobelets de 250 ml — stock de réserve », puis attribuez-lui un emplacement.
3. Photographiez ou dictez le contenu. Pour les photos, veillez à ce que l’emballage soit bien visible et photographiez séparément les petits textes. Pour la saisie vocale, prononcez les noms des produits, les quantités et les tailles des emballages.
4. Vérifiez la liste générée par l’IA. L’IA reconnaît les produits sur les photos ou transforme votre description vocale en liste d’articles. Vérifiez les noms, les tailles, les formats d’emballage et les quantités avant d’enregistrer.
5. Enregistrez et testez la recherche. Recherchez un produit en utilisant le nom que votre équipe utilise habituellement.

Essayez de dicter : « Six bouteilles d’un litre de sirop de vanille, quatre paquets de 50 gobelets en papier et deux paquets de filtres V60 02. » L’IA crée la liste que vous pouvez vérifier et enregistrer.

Utilisez des noms précis : « Gobelets en papier 250 ml — paquet de 50 » ou « Couvercles noirs 80 mm — paquet de 100 ». Indiquez le nombre de paquets afin que le personnel puisse distinguer les fournitures similaires.

Les photos et les noms consultables ont des fonctions différentes. Une photo aide à reconnaître l’emballage. Un nom d’article enregistré permet de rechercher le produit. Le fait de ne conserver qu’une photo ne rend pas automatiquement tous les produits qu’elle contient consultables par recherche textuelle.

Souvenez-vous du café que vous avez versé dans le récipient

Vous essayez différents cafés, versez les grains dans un récipient et en oubliez le nom avant même qu’ils ne soient épuisés. Vous rachèteriez volontiers ce café… si seulement vous vous en souveniez.

Le propriétaire de l’installation de café en bureau à domicile illustrée ici utilise TidyBox précisément dans ce but. Chaque fois qu’il remplit un récipient étiqueté, il scanne son code QR et photographie le sachet de café. L’IA aide à identifier le café ; il peut vérifier le résultat par rapport à la photo et l’enregistrer. Un nouveau scan permet ensuite de retrouver le nom et l’emballage.

Une photo prise dans le bureau à domicile d’un utilisateur de TidyBox.

Dans un café, cette même habitude permet à l’équipe suivante de vérifier quels grains se trouvent dans un récipient ou dans la trémie du moulin. Photographiez l’emballage portant le nom, et pas seulement les grains, puis mettez à jour le registre lorsque vous changez de café.

Placez soigneusement les étiquettes sur le réfrigérateur

Choisissez le matériau de l’étiquette en fonction de son environnement de stockage. Les lots d’étiquettes en papier TidyBox prêts à l’emploi conviennent aux boîtes sèches. Pour les étiquettes résistantes à l’eau, générez des codes QR TidyBox, téléchargez la mise en page d’impression et imprimez-la sur un vinyle autocollant adapté et compatible avec votre imprimante. Choisissez un matériau et une méthode d’impression adaptés à l’humidité et à la température en question, puis testez l’étiquette finie à l’emplacement prévu.

Une fiche de réfrigérateur peut également comporter son code sur une surface extérieure sèche et appropriée, en identifiant clairement la zone qu’elle représente. Conservez les étiquettes d’origine des produits bien visibles.

Recherchez les fournitures et mettez à jour les quantités lorsque les stocks évoluent

Un nouveau barista a besoin de couvercles de 80 mm. Il ouvre la page numérique d’une boîte dans la collection à laquelle il a accès, recherche « couvercles 80 mm » et ouvre la fiche correspondante. Le nom enregistré, la photo et l’emplacement attribué l’aident à identifier le bon article sans avoir à scanner chaque boîte.

Convenez de noms cohérents d’une équipe à l’autre. « Sirop de vanille 1 litre » est plus utile que « vanille » ; « filtres en papier V60 02 » est plus précis que « filtres ». Utilisez un schéma simple : produit, détail distinctif, format de conditionnement.

Choisissez une unité de comptage adaptée à la tâche. Les sachets scellés de grains de café, les bouteilles de sirop et les paquets de gobelets à emporter conviennent bien pour les stocks de réserve. Il est plus facile d’enregistrer six bouteilles d’un litre que de suivre chaque dose de sirop distribuée pendant le service.

Par exemple, une caisse de réserve contient six bouteilles de sirop de vanille. Un collègue transfère deux bouteilles de la caisse de réserve vers le comptoir de service, puis modifie manuellement la quantité dans le registre de réserve, la faisant passer de six à quatre. Si le stock du comptoir de service dispose de son propre registre, le collègue le met également à jour. Lorsque la dernière bouteille en réserve est utilisée, le collègue retire cet article du contenu actuel et informe la personne chargée des commandes qu’un réapprovisionnement est nécessaire.

Le scan ouvre la fiche ; une personne effectue les modifications. Mettez à jour l’emplacement lorsqu’une caisse entière est déplacée. Lorsque des produits sont transférés d’une caisse à l’autre, mettez à jour les deux listes.

Veillez à ce que les dates restent visibles et vérifiez les stocks avant de passer commande

Des produits identiques peuvent provenir de lots différents. Si les dates imprimées sur leurs emballages diffèrent, enregistrez-les comme des articles distincts tout en conservant le même nom de produit de base. Par exemple : « Sirop de vanille 1 litre — lot A — date indiquée sur l’emballage : 15 décembre 2026. » Il s’agit d’un exemple d’enregistrement ; recopiez les informations réelles figurant sur chaque emballage.

Si nécessaire, ajoutez une date d’ouverture sous forme de texte dans le nom de l’article. Il s’agit d’une note saisie par votre équipe, et non d’un suivi automatique de la date de péremption. Vérifiez le type de date indiqué par le fabricant et respectez ses consignes de conservation et d’utilisation après ouverture. L’inventaire IA ne remplace pas cette vérification.

Placez les produits dont la date est la plus proche en premier afin que le personnel les utilise en priorité. Vérifiez les emballages à la réception des livraisons et lors de vos contrôles d’inventaire habituels. Ne vous fiez pas uniquement à l’ordre d’arrivée des livraisons : un produit livré plus tardivement peut présenter une date antérieure imprimée sur son emballage.

Avant de passer une commande, le responsable examine les registres pertinents et compare les articles importants au stock physique. Si le magasin vise à conserver quatre sachets de café scellés et qu’il n’en reste plus que deux, une personne décide de la commande en fonction de la demande prévue et des livraisons à venir. Le minimum est une règle d’équipe, et la décision de commande revient à une personne.

Intégrez les fournitures saisonnières à ce contrôle. Avant de commander des tasses de fête, recherchez les stocks existants et évaluez leur quantité et leur état. La visibilité aide l’équipe à repérer les fournitures déjà disponibles.

Accordez à chaque équipe de service les droits d’accès appropriés

Une étiquette non réclamée est accessible à toute personne qui la scanne. Pour le stock opérationnel du magasin, réclamez la collection via le compte de la personne responsable et choisissez l’accès privé. Réclamer une boîte dans une collection sans propriétaire revient à réclamer l’intégralité de la collection.

Invitez vos collègues en fonction de leurs responsabilités :

• Accès en lecture pour les personnes qui doivent trouver des fournitures et vérifier leur contenu.
• Modification des articles et des emplacements pour les personnes qui réceptionnent les livraisons, délivrent les stocks et déplacent les cartons.

Les personnes invitées utilisent leur propre compte. Chaque équipe a besoin d’une personne capable de mettre à jour les enregistrements, même si d’autres collègues n’ont besoin que de droits de consultation. Le guide d’accès explique la configuration.

Ajoutez une brève vérification lors du passage de relais : les livraisons ont-elles été enregistrées, les colis distribués pris en compte et les cartons déplacés mis à jour ? Retirez l’accès lorsqu’une personne quitte l’équipe. L’inventaire partagé reste utile lorsque chacun sait qui le met à jour et à quel moment.

Commencez par une seule étagère

Choisissez une petite zone, comme les réserves de tasses, de couvercles et de filtres. Ces articles sont faciles à distinguer et à compter.

1. Donnez un nom aux emplacements de stockage et apposez des étiquettes.
2. Photographiez ou dictez le contenu, vérifiez les listes de l’IA et enregistrez.
3. Attribuez des emplacements et accordez l’accès à un collègue.
4. Demandez-lui de trouver cinq produits spécifiques sans lui donner d’indications verbales.
5. Distribuez quelques paquets, mettez à jour les quantités et vérifiez les registres par rapport au stock en rayon.

Si la recherche s’avère difficile, améliorez les noms. Si les quantités varient, convenez d’un calendrier de mise à jour. Étendez ensuite cette même procédure au café, aux sirops, aux réfrigérateurs et aux coffrets saisonniers.

L'équipe a-t-elle besoin d'une application ?

Non. TidyBox s’ouvre dans le navigateur d’un téléphone. La consultation et la modification nécessitent une connexion Internet. Le personnel doit disposer d’un compte pour accepter les invitations à rejoindre une collection privée.

La vente d’une boisson entraîne-t-elle automatiquement la déduction des ingrédients ?

Dans ce processus, le personnel met à jour les stocks manuellement. Le système permet de localiser les fournitures et d’enregistrer le contenu des stocks ; les déductions d’ingrédients en fonction des ventes et les achats automatiques ne font pas partie de la configuration décrite ici.

Quelle est la première étape ?

Créez un compte, imprimez des étiquettes QR ou choisissez un kit prêt à l’emploi dans la boutique TidyBox. Aménagez une étagère et laissez l’équipe suivante trouver un produit grâce à la fonction de recherche.