So organisieren Sie den Lagerbestand und die Lagerung in Ihrem Café mit TidyBox-QR-Etiketten

Der morgendliche Ansturm hat begonnen, und an der Theke sind die Deckel für die Becher zum Mitnehmen ausgegangen. Niemand weiß, wo sich die Ersatzschachtel befindet. Die Bestandsaufnahme im Café ist dann sinnvoll, wenn jedes Teammitglied die Frage beantworten kann: Was haben wir vorrätig, und wo befindet es sich?

TidyBox verknüpft Kisten, Behälter und Regale über QR-Etiketten mit digitalen Artikelverzeichnissen. Scannen Sie den QR-Code, fotografieren Sie den Inhalt oder beschreiben Sie ihn per Spracheingabe, prüfen Sie die KI-Vorschläge und speichern Sie die Daten. Später können Sie nach einem Produkt suchen und dessen Standort überprüfen. Alles wird im Browser des Smartphones geöffnet, ohne separate App oder Tabellenkalkulation.

Weisen Sie jedem Vorrat einen klaren Aufbewahrungsort zu

Beginnen Sie damit, wie Ihr Team die Vorräte nutzt. Legen Sie einige praktische Aufbewahrungsbereiche fest:

• Kaffee und trockene Zutaten: versiegelte Bohnenbeutel, Tee, Kakao und Zucker.
• Sirupe und Extras: Ersatzflaschen, Soßen und saisonale Zutaten, gelagert gemäß den auf der Verpackung aufgedruckten Lagerungshinweisen.
• Verpackungsmaterial für Speisen zum Mitnehmen: Becher, passende Deckel, Servietten, Tüten und Tragetaschen.
• Kühlware: Produkte, die gekühlt werden müssen, an ihren dafür vorgesehenen Plätzen.
• Reinigung und Instandhaltung: Ein separater Bereich für Reinigungsmittel, Bürsten und Ersatzzubehör, getrennt von Lebensmitteln.
• Saisonale Artikel: Festliche Verpackungen, Dekorationen und gelegentlich benötigte Ausrüstung.

Beginnen Sie mit einer Sammlung namens „Coffee Shop – Zentral“. Diese verknüpft Etiketten über eine gemeinsame Suche. Weisen Sie Standorte wie „Lagerraum – Regal B – Fach 2“ zu, um den Mitarbeitern mitzuteilen, wo sie suchen müssen.

Ein Etikett kann eine Kiste, einen Behälter oder ein Regal bezeichnen. Vermeiden Sie es, dieselben Flaschen sowohl in einem Regaleintrag als auch in einer Kiste auf diesem Regal zu zählen. Durch separate Sammlungen können Sie den Bestand und den Mitarbeiterzugang zwischen den Filialen aufteilen. Lesen Sie dazu den Leitfaden zu Sammlungen.

Beschriften Sie Regale und Kartons und erstellen Sie anschließend Listen anhand von Fotos oder Sprachaufnahmen

Bereiten Sie einen zusammenhängenden Satz von Etiketten vor, die Sie entweder selbst ausdrucken oder fertig gekauft haben. Bringen Sie jedes Etikett auf einer ebenen, gut zugänglichen Fläche an. Ein Etikett an der Seite einer gestapelten Kiste ist leichter zu erreichen als eines, das sich unter einem anderen Karton befindet.

Erstellen Sie Ihren ersten Lagerbestandseintrag:

1. Scannen Sie das Etikett ein. Öffnen Sie die entsprechende Seite in Ihrem Smartphone-Browser.
2. Benennen Sie den Karton oder das Regal. Versuchen Sie es mit „250-ml-Becher – Reservebestand“ und weisen Sie ihm anschließend seinen Standort zu.
3. Fotografieren Sie den Inhalt oder geben Sie ihn per Spracheingabe ein. Achten Sie bei Fotos darauf, dass die Verpackung gut sichtbar ist, und fotografieren Sie kleine Schriftzüge separat. Bei der Spracheingabe nennen Sie die Produktnamen, Mengen und Verpackungsgrößen.
4. Überprüfen Sie die KI-Liste. Die KI erkennt Produkte auf Fotos oder wandelt Ihre gesprochene Beschreibung in eine Artikelliste um. Überprüfen Sie Namen, Größen, Verpackungsformate und Mengen, bevor Sie die Daten speichern.
5. Speichern Sie die Liste und testen Sie die Suche. Suchen Sie nach einem Produkt unter Verwendung des Namens, den Ihr Team normalerweise verwenden würde.

Versuchen Sie, Folgendes zu diktieren: „Sechs 1-Liter-Flaschen Vanillesirup, vier Packungen mit je 50 Pappbechern und zwei Packungen V60 02-Filter.“ Die KI erstellt die Liste, die Sie überprüfen und speichern können.

Verwenden Sie konkrete Bezeichnungen: „Pappbecher 250 ml – Packung mit 50 Stück“ oder „Schwarze Deckel 80 mm – Packung mit 100 Stück.“ Notieren Sie die Anzahl der Packungen, damit die Mitarbeiter ähnliche Verbrauchsmaterialien unterscheiden können.

Fotos und durchsuchbare Namen dienen unterschiedlichen Zwecken. Ein Foto hilft dabei, die Verpackung zu erkennen. Ein gespeicherter Artikelname macht das Produkt durchsuchbar. Wenn Sie nur ein Foto speichern, sind nicht automatisch alle darin abgebildeten Produkte per Textsuche auffindbar.

Merken Sie sich, welchen Kaffee Sie in den Behälter gefüllt haben

Sie probieren verschiedene Kaffeesorten aus, füllen die Bohnen in einen Behälter und haben den Namen vergessen, bis der Vorrat aufgebraucht ist. Sie würden diesen Kaffee wieder kaufen – wenn Sie sich daran erinnern könnten.

Der Besitzer der hier abgebildeten Kaffeeausstattung im Homeoffice nutzt TidyBox genau für diesen Zweck. Immer wenn er einen beschrifteten Behälter nachfüllt, scannt er dessen QR-Code und fotografiert die Kaffeepackung. Die KI hilft bei der Identifizierung des Kaffees; er kann das Ergebnis anhand des Fotos überprüfen und speichern. Ein späterer Scan ruft den Namen und die Verpackungsangaben wieder ab.

Ein Foto aus dem Heimbüro eines TidyBox-Nutzers.

In einem Café hilft dieselbe Vorgehensweise der nächsten Schicht dabei, zu überprüfen, welche Bohnen sich in einem Behälter oder im Trichter der Mühle befinden. Fotografieren Sie die beschriftete Verpackung, nicht nur die Bohnen, und aktualisieren Sie den Eintrag, wenn der Kaffee gewechselt wird.

Bringen Sie Kühlschranketiketten sorgfältig an

Wählen Sie das Etikettenmaterial entsprechend der Lagerumgebung aus. Vorgefertigte Sets mit TidyBox-Papieretiketten eignen sich für trockene Aufbewahrungsboxen. Für wasserfeste Etiketten generieren Sie TidyBox-QR-Codes, laden Sie das Drucklayout herunter und drucken Sie es auf geeignetem, selbstklebendem Vinyl aus, das mit Ihrem Drucker kompatibel ist. Wählen Sie Material und Druckverfahren entsprechend der jeweiligen Feuchtigkeit und Temperatur aus und testen Sie das fertige Etikett anschließend an Ort und Stelle.

Der QR-Code eines Eintrags für die Vorräte im Kühlschrank kann auch auf einer geeigneten trockenen Außenfläche angebracht werden. Kennzeichnen Sie dabei deutlich, auf welchen Bereich sich der Eintrag bezieht. Halten Sie die Original-Produktetiketten sichtbar.

Finden Sie Vorräte und aktualisieren Sie die Mengen bei Bestandsänderungen

Ein neuer Barista benötigt 80-mm-Deckel. Er öffnet die digitale Seite eines Kartons in der Sammlung, auf die er Zugriffsberechtigung hat, sucht nach „Deckel 80 mm“ und öffnet den entsprechenden Datensatz. Der gespeicherte Name, das Foto und der zugewiesene Standort helfen ihm, den richtigen Artikel zu identifizieren, ohne jeden Karton scannen zu müssen.

Vereinbaren Sie einheitliche Bezeichnungen über alle Schichten hinweg. „Vanillesirup 1 Liter“ ist aussagekräftiger als „Vanille“; „V60 02 Papierfilter“ ist präziser als „Filter“. Verwenden Sie ein einfaches Schema: Produkt, Unterscheidungsmerkmal, Packungsgröße.

Wählen Sie eine Zähleinheit, die der jeweiligen Aufgabe entspricht. Versiegelte Beutel mit Kaffeebohnen, Sirupflaschen und Packungen mit Mitnahme-Bechern eignen sich gut für den Reservebestand. Die Erfassung von sechs Ein-Liter-Flaschen ist einfacher als die Nachverfolgung jeder einzelnen Sirupdosis, die während des Service ausgegeben wird.

Beispielsweise enthält eine Vorratsbox sechs Flaschen Vanillesirup. Ein Kollege entnimmt zwei Flaschen aus der Vorratsbox und bringt sie zur Ausgabetheke; anschließend ändert er manuell die Menge im Vorratsdatensatz von sechs auf vier. Verfügt der Bestand an der Ausgabetheke über einen eigenen Datensatz, aktualisiert der Kollege diesen ebenfalls. Wenn die letzte Flasche aus dem Vorrat verbraucht ist, entfernt der Kollege diesen Artikel aus dem aktuellen Bestand und informiert die für die Bestellung zuständige Person, dass eine Nachbestellung erforderlich ist.

Durch das Scannen wird der Datensatz geöffnet; eine Person nimmt die Änderungen vor. Aktualisieren Sie den Lagerort, wenn eine ganze Kiste verlagert wird. Wenn Produkte zwischen Kisten verlagert werden, aktualisieren Sie beide Listen.

Halten Sie die Daten sichtbar und überprüfen Sie den Lagerbestand vor der Bestellung

Identische Produkte können aus unterschiedlichen Chargen stammen. Wenn die auf der Verpackung aufgedruckten Daten voneinander abweichen, erfassen Sie diese als separate Artikel unter Beibehaltung des gleichen Grundproduktnamens. Zum Beispiel: „Vanillesirup 1 Liter – Charge A – auf der Verpackung angegebenes Datum: 15. Dez. 2026.“ Dies ist ein Beispiel für einen Eintrag; übernehmen Sie die tatsächlichen Angaben von der jeweiligen Verpackung.

Fügen Sie bei Bedarf ein Öffnungsdatum als Text im Artikelnamen hinzu. Hierbei handelt es sich um eine von Ihrem Team eingegebene Notiz, nicht um eine automatische Verfallsdatumsverfolgung. Prüfen Sie, welche Art von Datum der Hersteller angibt, und befolgen Sie dessen Lagerungs- und Verwendungshinweise nach dem Öffnen. Das KI-Bestandsverzeichnis ersetzt diese Überprüfung nicht.

Platzieren Sie geeignete Bestände mit dem nächstgelegenen Verfallsdatum so, dass das Personal diese zuerst verbraucht. Überprüfen Sie die Verpackungen bei Wareneingang und im Rahmen Ihrer regulären Bestandsprüfungen. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf die Reihenfolge des Wareneingangs: Ein später geliefertes Produkt kann ein früheres Datum auf der Verpackung aufweisen.

Vor der Auftragserteilung überprüft der Filialleiter die relevanten Aufzeichnungen und gleicht wichtige Artikel mit dem physischen Lagerbestand ab. Wenn das Geschäft vier versiegelte Beutel Kaffee vorhalten möchte und nur noch zwei vorhanden sind, entscheidet eine Person auf der Grundlage des erwarteten Bedarfs und der anstehenden Lieferungen, was bestellt werden soll. Die Mindestmenge ist eine Teamregel, und die Entscheidung über die Bestellung liegt weiterhin bei einer Person.

Beziehen Sie saisonale Artikel in diese Überprüfung mit ein. Bevor Sie festliche Tassen bestellen, suchen Sie nach vorhandenem Lagerbestand und beurteilen Sie dessen Menge und Zustand. Durch gute Übersichtlichkeit kann das Team bereits vorhandene Artikel leichter erkennen.

Gewähren Sie jeder Schicht den richtigen Zugriff

Ein nicht zugewiesenes Etikett ist für alle Personen zugänglich, die es scannen. Für den Betriebsbestand des Geschäfts weisen Sie die Sammlung dem Konto der verantwortlichen Person zu und wählen Sie den privaten Zugriff. Wird ein Karton aus einer nicht zugewiesenen Sammlung zugewiesen, wird damit die gesamte Sammlung zugewiesen.

Laden Sie Kollegen entsprechend ihren Zuständigkeiten ein:

• Zugriff mit Leserechten für Personen, die Materialien suchen und den Inhalt überprüfen müssen.
• Bearbeitungsrechte für Artikel und Standorte für Personen, die Lieferungen entgegennehmen, Bestände ausgeben und Kartons umlagern.

Eingeladene Personen nutzen ihre eigenen Konten. Jede Schicht benötigt jemanden, der Einträge aktualisieren kann, auch wenn andere Kollegen lediglich Leserechte benötigen. Die Zugriffsanleitung erläutert die Einrichtung.

Fügen Sie eine kurze Überprüfung in die Schichtübergabe ein: Wurden Lieferungen erfasst, ausgegebene Pakete berücksichtigt und umgelagerte Kartons aktualisiert? Entziehen Sie den Zugriff, wenn jemand das Team verlässt. Das gemeinsame Inventar bleibt nützlich, wenn jeder weiß, wer es wann aktualisiert.

Beginnen Sie mit einem Regal

Wählen Sie einen kleinen Bereich aus, beispielsweise Reservetassen, Deckel und Filter. Diese lassen sich leicht unterscheiden und zählen.

1. Benennen Sie die Lagerorte und bringen Sie Etiketten an.
2. Fotografieren oder diktieren Sie den Inhalt, überprüfen Sie die KI-Listen und speichern Sie die Daten.
3. Weisen Sie Lagerorte zu und erteilen Sie einem Kollegen Zugriff.
4. Bitten Sie ihn, fünf bestimmte Produkte ohne mündliche Anweisungen zu finden.
5. Geben Sie einige Packungen aus, aktualisieren Sie die Mengenangaben und vergleichen Sie die Bestandsdaten mit dem Regalbestand.

Sollte die Suche schwierig sein, verbessern Sie die Bezeichnungen. Sollten die Mengen abweichen, vereinbaren Sie, wann Aktualisierungen erfolgen. Weiten Sie diese Vorgehensweise anschließend auf Kaffee, Sirupe, Kühlschränke und Saisonboxen aus.

Benötigt das Team eine App?

Nein. TidyBox lässt sich in einem Smartphone-Browser öffnen. Zum Anzeigen und Bearbeiten ist eine Internetverbindung erforderlich. Mitarbeiter benötigen ein Konto, um Einladungen zu einer privaten Sammlung anzunehmen.

Werden die Zutaten beim Verkauf eines Getränks automatisch abgezogen?

In diesem Arbeitsablauf aktualisieren die Mitarbeiter den Lagerbestand manuell. Das System unterstützt das Auffinden von Vorräten und die Erfassung von Lagerbeständen; verkaufsbasierte Abzüge von Zutaten und automatische Bestellungen sind nicht Teil der hier beschriebenen Konfiguration.

Was ist der erste Schritt?

Erstellen Sie ein Konto, drucken Sie QR-Etiketten aus oder wählen Sie ein vorgefertigtes Set im TidyBox-Shop aus. Richten Sie ein Regal ein und lassen Sie die nächste Schicht ein Produkt über die Suche finden.