如何使用 TidyBox QR 标签整理咖啡店的库存和仓储
早高峰已经开始，柜台上的外带杯杯盖用完了。没人知道备用盒子在哪里。当任何团队成员都能回答“我们有什么，在哪里”时，咖啡店的库存管理才真正发挥作用。
TidyBox 通过二维码标签将箱子、容器和货架与数字商品清单关联起来。扫描、拍摄内容物或通过语音描述，查看 AI 建议并保存。之后，搜索产品并查看其位置。所有操作均在手机浏览器中完成，无需单独的应用程序或电子表格。
为每件物资指定明确的存放位置
首先了解团队使用物资的方式。划定几个实用的存放区域：
- 咖啡和干货：密封的咖啡豆袋、茶叶、可可粉和糖。
- 糖浆及配料：备用瓶、酱料和时令食材，应按照包装上印制的储存说明进行存放。
- 外带包装：杯子、配套杯盖、餐巾纸、纸袋和提袋。
- 冷藏库存：需要冷藏的产品，存放于指定位置。
- 清洁与维护：为清洁用品、刷子及备用物资设置独立区域，远离食品。
- 季节性用品：节日包装、装饰品及临时设备。
首先创建一个名为“咖啡店——中央”的集合。该集合通过共享搜索将标签关联起来。分配“储藏室——B架——第2层”等位置信息，以便告知员工取货位置。
一个标签可以代表一个箱子、容器或货架。避免在货架记录和该货架上的箱子中重复统计同一瓶装商品。通过建立独立的集合，可以按门店划分库存和员工取用权限。请参阅集合指南。
为货架和箱子贴上标签，然后根据照片或语音创建清单
准备一套相互关联的标签，可以自行打印，也可以购买现成的。将每个代码贴在平坦且易于取用的表面上。堆叠箱子侧面的标签比位于另一个纸箱下方的标签更容易取用。
建立您的首个库存记录：
- 扫描标签。在手机浏览器中打开该页面。
- 为纸箱或货架命名。例如“250 毫升杯——储备库存”，然后指定其位置。
- 拍摄照片或语音录入内容。拍摄照片时，请确保包装清晰可见，并单独拍摄细小文字。进行语音录入时，请说出产品名称、数量和包装规格。
- 核对 AI 生成的清单。AI 能识别照片中的产品，或将您的语音描述转换为商品清单。保存前请核对名称、规格、包装形式和数量。
- 保存并测试搜索功能。使用团队通常使用的名称搜索某件商品。
尝试语音输入：“六瓶一升装香草糖浆、四包50个装纸杯和两包V60 02滤纸。”AI会为您生成清单供您审核并保存。
使用具体名称：“250毫升纸杯——50个装”或“80毫米黑色杯盖——100个装”。记录包装数量，以便员工区分相似的耗材。
照片和可搜索的名称各有其用。照片有助于识别包装；保存的商品名称则使产品可被搜索。仅保留照片并不能自动使照片中的每件商品都支持文本搜索。
记住您往容器里装的是哪种咖啡
你尝试过不同的咖啡，将咖啡豆倒入容器中，等到用完时却忘了名字。如果你能记得的话，你肯定会再次购买那种咖啡。
图中所示家庭办公室咖啡设备的主人正是为此使用 TidyBox。每当他给贴有标签的容器补货时，都会扫描其二维码并拍摄咖啡袋的照片。AI 会帮助识别咖啡品种；他可以对照照片核对结果并保存。之后再次扫描时，系统会显示咖啡名称和包装信息。
一张来自 TidyBox 用户家庭办公室的照片。
在咖啡店里，同样的习惯有助于下一班次的工作人员确认容器或研磨机料斗中装的是哪种咖啡豆。不仅要拍摄咖啡豆，还要拍摄标有名称的包装，并在更换咖啡品种时更新记录。
谨慎放置冰箱标签
根据存储环境选择标签材料。TidyBox 纸质标签预制套装适用于干燥的储物箱。若需防水标签，请生成 TidyBox 二维码，下载打印模板，并将其打印在与您的打印机兼容的合适自粘乙烯基材料上。根据所处的湿度和温度环境选择合适的材料和打印方法，然后在实际使用位置测试成品标签。
冰箱记录标签的二维码也可贴在合适的干燥外部表面上，并明确标明其所代表的区域。请确保原始产品标签保持可见。
在库存变动时查找物资并更新数量
一名新入职的咖啡师需要 80 毫米的杯盖。他们打开自己有权访问的库存列表中某个箱子的电子页面，搜索“80 毫米杯盖”，并打开匹配的记录。保存的姓名、照片和指定位置信息有助于他们识别正确的库存，而无需逐个扫描每个箱子。
各班次应统一命名规则。“香草糖浆 1 升”比“香草”更有用；“V60 02 号滤纸”比“滤纸”更精准。采用简单模式：产品名称、区分细节、包装规格。
选择与任务相匹配的计数单位。密封的咖啡豆袋、糖浆瓶和外带杯包装非常适合作为储备库存。记录六瓶一升装的糖浆，比追踪服务期间每次分发的糖浆用量要容易得多。
例如，一个储备箱内有六瓶香草糖浆。一名同事将两瓶糖浆从储备箱移至服务台，然后手动将储备记录中的数量从六瓶改为四瓶。如果服务台的库存有独立记录，该同事也会更新该记录。当储备箱中的最后一支糖浆被使用后，该同事将该商品从当前库存中移除，并告知负责订货的人员需要补货。
扫描可打开记录；由专人进行修改。当整箱商品移位时，更新其位置信息。当产品在不同箱子之间转移时，需同时更新两份清单。
确保日期清晰可见，并在订货前核对库存
相同的产品可能来自不同的批次。如果其包装上印制的日期不同，请将其作为单独的项目记录，同时保留相同的基本产品名称。例如：“香草糖浆 1 升 — 批次 A — 包装上显示的日期：2026 年 12 月 15 日。”这仅为示例记录；请从每个包装上抄录实际信息。
如有需要，请在商品名称中以文本形式添加开封日期。这是由您的团队输入的备注，并非自动过期追踪功能。请确认制造商提供的日期类型，并遵循其储存和开封后的使用说明。AI库存系统不能替代此项检查。
将临近保质期的合适库存放置在最显眼的位置，以便员工优先使用。在货物到货时及日常库存盘点过程中检查包装。不要仅依赖到货顺序：晚到货的产品其包装上印的日期可能更早。
下单前，经理应审查相关记录，并将重要商品与实物库存进行核对。如果店铺计划保持四袋未开封的咖啡，而库存仅剩两袋，则需有人根据预期需求和即将到货的情况决定订购数量。最低库存量是团队规定，但订购决策仍由人工决定。
请将季节性用品纳入此项检查。在订购节日主题杯子之前，应先查找现有库存，并评估其数量和状况。库存可见性有助于团队注意到手头已有的物资。
为每个班次授予相应的访问权限
未认领的标签对任何扫描它的人都是开放的。对于店铺的工作库存，请使用负责人的账户认领该批次，并选择“私有访问权限”。在未认领的批次中认领一个箱子，即视为认领了整个批次。
根据同事的职责邀请他们：
- 为需要查找物资并核对内容的人员授予查看权限。
- 负责接收货物、发放库存和搬运箱子的员工可编辑物品和位置信息。
受邀者使用自己的账户。每个班次都需要有人能够更新记录，即使其他同事只需查看权限。访问指南中详细说明了设置方法。
在班次交接时增加简短核查：是否已记录到货情况、更新了已发放的包裹信息以及调整了箱子位置？当有人离开团队时，请撤销其访问权限。只有当每个人都清楚谁在何时更新了库存，共享库存才能发挥实际作用。
从一个货架开始
选择一个小区域，例如备用杯子、杯盖和滤网。这些物品易于区分和清点。
- 为存放位置命名并贴上标签。
- 拍摄或口述记录内容，核对 AI 清单并保存。
- 分配存放位置并授予同事访问权限。
- 请对方在不提供口头指示的情况下找出五种特定产品。
- 发放几包商品，更新库存数量，并核对货架上的实际存货与记录是否一致。
如果查找困难，请优化名称。如果库存数量出现偏差，请商定更新时间。然后将同样的流程扩展到咖啡、糖浆、冰箱和季节性礼盒。
团队需要一个应用程序吗？
不。TidyBox 在手机浏览器中打开。查看和编辑需要互联网连接。员工需要注册账户才能接受私人收藏集的邀请。
售出一杯饮品会自动扣除原料吗？
在此工作流程中，员工需手动更新库存。该系统支持查找物资和记录仓储内容；基于销售的原料扣减及自动采购功能不属于本文所述的设置范围。
第一步是什么？
创建账户，打印二维码标签，或从TidyBox商店选择现成套装。设置一个货架，让下一班次的工作人员通过搜索找到商品。