Како да го организирате инвентарот и складирањето во кафе-бар со TidyBox QR-етикети

Започна утринскиот метеж, а на пултот нема капачиња за чаши за носење. Никој не знае каде е резервната кутија. Инвентаризацијата во кафулето станува корисна кога секој член на тимот може да одговори на прашањата: што имаме и каде е тоа?

TidyBox ги поврзува кутиите, садовите и полиците со дигитални листи на предмети преку QR-етикети. Скенирајте, фотографирајте ја содржината или опишете ја со глас, прегледајте ги предлозите на вештачката интелигенција и зачувајте. Подоцна, пребарајте производ и проверете ја неговата локација. Сè се отвора во прелистувачот на телефонот, без посебна апликација или табела.

Дајте на секој материјал јасно место за складирање

Започнете со начинот на кој вашиот тим ги користи залихите. Дефинирајте неколку практични места за складирање:

• Кафе и суви состојки: запечатени кеси со зрна кафе, чај, какао и шеќер.
• Сирупи и додатоци: резервни шишиња, сосови и сезонски состојки, складирани според упатствата за чување отпечатени на нивната амбалажа.
• Пакување за носење: чаши, соодветни капаци, салфети, кеси и носачи.
• Производи што се чуваат во фрижидер: производи што треба да се ладат, на нивните определени места.
• Чистење и одржување: посебен простор за средства за чистење, четки и резервни материјали, подалеку од храна.
• Сезонски залихи: празнична амбалажа, декорации и повремена опрема.

Започнете со колекција со име "Кафе-бар — Централна". Таа ги поврзува етикетите преку заедничко пребарување. Доделете локации како "Магацин — Полица B — Полица 2" за да им кажете на вработените каде да бараат.

Етикета може да претставува кутија, сад или полица. Избегнувајте да ги броите истите шишиња и во записот за полица и во кутијата на таа полица. Одделни колекции можат да го поделат залихата и пристапот на вработените помеѓу продавниците. Погледнете го водичот за колекции.

Означете ги полиците и кутиите, а потоа креирајте листи од фотографии или глас

Подгответе поврзан сет етикети, или отпечатени сами, или купени готови за употреба. Ставете го секој код на рамна, лесно достапна површина. Полесно е да се допре до етикета на страната на натрупан картон отколку до онаа што е под друг картон.

Поставете го вашиот прв запис за складирање:

1. Скенирајте го етикетот. Отворете ја неговата страница во прелистувачот на вашиот телефон.
2. Именувајте го кутијата или полицата. Пробајте "250 ml чаши — резервен залих", а потоа доделете ја нејзината локација.
3. Фотографирајте ја или диктирајте ја содржината. За фотографии, направете ја амбалажата видлива и фотографирајте го малиот текст одделно. За гласовниот влез, кажете ги имињата на производите, количините и големините на пакувањата.
4. Прегледајте ја листата со вештачка интелигенција. Вештачката интелигенција ги препознава производите на фотографиите или го претвора вашиот говорен опис во листа на производи. Проверете ги имињата, големините, форматите на пакување и количините пред да зачувате.
5. Зачувајте и тестирајте го пребарувањето. Побарајте еден производ користејќи го името што вашиот тим обично би го користел.

Пробајте да диктирате: "Шест еднолитарски шишиња со ванила сируп, четири пакувања од 50 хартиени чаши и две пакувања филтри V60 02". ВИ ќе ја создаде листата за да ја прегледате и зачувате.

Користете конкретни имиња: "Хартиени чаши 250 мл — пакување од 50" или "Црни капаци 80 мм — пакување од 100". Запишете го бројот на пакувања за да може персоналот да ги разликува сличните залихи.

Фотографиите и имињата што се пребаруваат служат за различни цели. Фотографијата помага некому да ја препознае амбалажата. Зачуваното име на производот овозможува тој да се пребарува. Чувањето само на фотографија не го прави автоматски секој производ на неа достапен за текстуално пребарување.

Запомнете во кое кафе го наполнивте контејнерот

Пробувате различни кафеа, ги сипувате зрната во сад и го заборавате името додека не се потрошат. Би го купиле тоа кафе повторно — ако можевте да се сетите на него.

Сопственикот на опремата за кафе во домашната канцеларија прикажана овде користи TidyBox токму за оваа намена. Секогаш кога ќе наполни сад со етикета, тој го скенира неговиот QR-код и ја фотографира кесата со кафе. Вештачката интелигенција помага да се идентификува кафето; тој може да го провери резултатот во однос на фотографијата и да го зачува. Подоцнежното скенирање го враќа името и пакувањето.

Фотографија од домашната канцеларија на корисник на TidyBox.

Во кафе-бар, истата навика им помага на следната смена да проверат кои зрна се во контејнер или во бункерот на мелницата. Фотографирајте го пакувањето со името на кафето, а не само зрната, и ажурирајте го записот при промена на кафето.

Поставете ги етикетите на фрижидерот внимателно

Изберете го материјалот за етикети според условите на чување. Готовите сетови хартиени етикети од TidyBox се погодни за суви кутии. За водоотпорни етикети, генерирајте QR-кодови од TidyBox, преземете го распоредот за печатење и испечатете го на соодветен самолеплив винил компатибилен со вашиот печатач. Изберете материјал и метод на печатење соодветни за влажноста и температурата, а потоа тестирајте ја готовата етикета на лице место.

Етикетата за фрижидер може да го има својот код и на соодветна надворешна сува површина, јасно идентификувајќи го подрачјето што го претставува. Оставете ги оригиналните етикети на производот видливи.

Најдете залихи и ажурирајте ги количините кога залихата се менува

На нов бариста му требаат капачиња од 80 мм. Тој ја отвора дигиталната страница на кутијата во колекцијата до која има дозвола да пристапи, пребарува "капачиња 80 мм" и го отвора соодветниот запис. Зачуваното име, фотографијата и доделената локација му помагаат да го идентификува вистинскиот залих без да скенира секоја кутија.

Договорете се за доследни имиња низ смени. "Ванила сируп 1 литар" е покорисна од "ванила"; "V60 02 хартиени филтри" е попрецизно од "филтри". Користете едноставен образец: производ, разликувачки детаљ, големина на пакување.

Изберете единица за броење што одговара на задачата. Запечатени кеси со зрна кафе, шишиња со сируп и пакувања со чаши за носење се добри за резервен залих. Полесно е да се евидентираат шест шишиња од по еден литар отколку да се следи секоја доза сируп истурена за време на услугата.

На пример, резервна кутија содржи шест шишиња ванила сируп. Колега преместува две шишиња од резервната кутија кон шанкот за послужување, а потоа рачно ја менува количината во евиденцијата за резерва од шест на четири. Ако залихите на шанкот за послужување имаат своја евиденција, колегата ја ажурира и неа. Кога ќе се искористи последното шише од резервата, колегата го отстранува тој артикал од тековната содржина и му кажува на лицето одговорно за нарачување дека е потребно дополнување.

Скенирањето го отвора записот; лицето ги прави промените. Ажурирајте ја локацијата кога се преместува цела кутија. Кога производите се преместуваат помеѓу кутии, ажурирајте ги двете листи.

Датумите нека бидат видливи и проверете го залихот пред да нарачате

Истите производи може да дојдат од различни серии. Ако датумите отпечатени на нивната амбалажа се разликуваат, евидентирајте ги како одделни ставки, задржувајќи го истото основно име на производот. На пример: "Ванила сируп 1 литар — серија А — датум прикажан на амбалажата: 15 декември 2026 г." Ова е илустративен запис; препишете ги вистинските информации од секое пакување.

Каде што е потребно, додајте датум на отворање како текст во името на артиклот. Ова е забелешка внесена од вашиот тим, а не автоматско следење на рокот на траење. Проверете каков тип на датум дава производителот и следете ги неговите упатства за складирање и за употреба по отворање. Инвентарот со вештачка интелигенција не ја заменува таа проверка.

Поставете ги соодветните залихи со најблискиот релевантен датум така што персоналот ќе ги користи први. Проверувајте го пакувањето кога ќе пристигнат испораките и за време на вашите редовни проверки на залихите. Не се потпирајте само на редоследот во кој пристигнуваат испораките: производ испорачан подоцна може да има порана дата отпечатена на неговото пакување.

Пред да се нарача, менаџерот ги прегледува релевантните евиденции и ги проверува важните артикли со физичкиот залих. Ако продавницата има за цел да одржува четири запечатени кеси кафе, а останале само две, некој одлучува што да нарача врз основа на очекуваната побарувачка и наредните испораки. Минималната количина е правило на тимот, а одлуката за нарачка останува на лице.

Вклучете ги сезонските залихи во оваа проверка. Пред да нарачате празнични шолји, побарајте ги постоечките залихи и проценете ја нивната количина и состојба. Видливоста му помага на тимот да ги забележи залихите што веќе ги има на располагање.

Обезбедете го соодветниот пристап за секоја смена

Неповрзаната етикета е отворена за луѓето што ќе ја скенираат. За работниот инвентар на продавницата, преземете ја колекцијата со сметката на одговорното лице и изберете приватен пристап. Со преземање на една кутија од неповрзана колекција, се презема целата колекција.

Поканете ги колегите според нивните одговорности:

• Прикажете го пристапот за лицата кои треба да најдат залихи и да ја проверат содржината.
• Уредување на артикли и локации за лица кои примаат испораки, издаваат залихи и преместуваат кутии.

Поканетите користат сопствени сметки. За секоја смена е потребно некој што може да ги ажурира записите, дури и ако другите колеги им требаат само права за прегледување. Водечот за пристап го објаснува поставувањето.

Додајте кратка проверка при предавањето на смената: дали испораките се евидентирани, пакетите што се издадени се одразени и кутиите што се преместени се ажурирани? Отстранете го пристапот кога некој ќе го напушти тимот. Заедничкиот инвентар останува корисен кога сите знаат кој го ажурира и кога.

Започнете со една полица

Изберете мало подрачје, како што се резервни чаши, капаци и филтри. Тие се лесни за разликување и броење.

1. Именувајте ги местата за складирање и прикачете етикети.
2. Фотографирајте ја или диктирајте ја содржината, прегледајте ги листите со вештачка интелигенција и зачувајте.
3. Доделете локации и дајте му пристап на колега.
4. Побарајте од нив да најдат пет конкретни производи без вербални упатства.
5. Издајте неколку пакувања, ажурирајте ги количините и проверете ги записите во однос на полицата.

Ако пребарувањето е тешко, подобрете ги имињата. Ако количините се менуваат, договарајте се кога ќе се прават ажурирања. Потоа проширете ја истата рутина на кафе, сирупи, фрижидери и сезонски кутии.

Дали на тимот му треба апликација?

Не. TidyBox се отвора во прелистувач на телефон. За прегледување и уредување е потребна интернет-конекција. Персоналот треба да има сметки за да ги прифати поканите за приватна колекција.

Дали продажбата на пијалок автоматски ги одзема состојките?

Во овој работен тек, персоналот рачно ги ажурира залихите. Тој овозможува пронаоѓање залихи и евидентирање на содржината на магацинот; намалувањето на состојките врз основа на продажба и автоматското купување не се дел од опишаната поставка.

Кој е првиот чекор?

Креирајте сметка, испечатете QR-етикети или изберете готов сет во продавницата на TidyBox. Поставете една полица и оставете ја следната смена да го најде производот преку пребарување.