Kā organizēt kafejnīcas krājumus un uzglabāšanu ar TidyBox QR etiķetēm

Ir sākusies rīta drūzma, un letē vairs nav vāciņu kafijas krūzītēm līdzi ņemšanai. Neviens nezina, kur atrodas rezerves kaste. Kafejnīcas krājumu uzskaite kļūst noderīga tad, ja jebkurš komandas loceklis var atbildēt: kas mums ir un kur tas atrodas?

„TidyBox” savieno kastes, konteinerus un plauktus ar digitālajiem preču sarakstiem, izmantojot QR etiķetes. Nodzēsiet, nofotografējiet saturu vai aprakstiet to ar balsi, pārskatiet AI ieteikumus un saglabājiet. Vēlāk meklējiet produktu un pārbaudiet tā atrašanās vietu. Viss atveras tālruņa pārlūkprogrammā, bez atsevišķas lietotnes vai izklājlapas.

Katram krājumu priekšmetam piešķiriet skaidru glabāšanas vietu

Sāciet ar to, kā jūsu komanda izmanto preces. Noteikt dažas praktiskas uzglabāšanas vietas:

• Kafija un sausās sastāvdaļas: aizzīmogoti kafijas pupiņu maisi, tēja, kakao un cukurs.
• Sīrupi un papildus produkti: rezerves pudeles, mērces un sezonas sastāvdaļas, kas tiek uzglabātas saskaņā ar uz to iepakojumiem uzdrukātajiem uzglabāšanas norādījumiem.
• Iepakojumi ēdienu izņemšanai: krūzes, atbilstoši vāki, salvetes, maisiņi un maisiņi pārnēsāšanai.
• Atdzesējamie produkti: produkti, kuriem nepieciešama atdzesēšana, to paredzētajās vietās.
• Tīrīšana un uzturēšana: atsevišķa vieta tīrīšanas līdzekļiem, birstēm un rezerves piederumiem, atstatus no pārtikas.
• Sezonas preces: svētku iepakojumi, dekorācijas un neregulāri izmantojams aprīkojums.

Sāciet ar kolekciju ar nosaukumu „Kafejnīca — Centrālā”. Tā saista etiķetes, izmantojot kopīgu meklēšanu. Piešķiriet atrašanās vietas, piemēram, „Noliktava — plaukts B — plaukts 2”, lai darbinieki zinātu, kur meklēt.

Etiķete var attiekties uz kasti, konteineru vai plauktu. Izvairieties no tā, ka vienas un tās pašas pudeles tiek uzskaitītas gan plaukta ierakstā, gan kastē uz šī plaukta. Atsevišķas kolekcijas ļauj sadalīt krājumus un darbinieku piekļuvi starp veikaliem. Skatiet kolekciju rokasgrāmatu.

Marķējiet plauktus un kastes, pēc tam izveidojiet sarakstus, izmantojot fotogrāfijas vai balss ierakstus

Sagatavojiet savstarpēji saistītu etiķešu komplektu — vai nu pašrocīgi izdrukātas, vai iegādātas gatavas lietošanai. Katru kodu novietojiet uz līdzenas, viegli pieejamas virsmas. Etiķete uz sakrautas kastes sāna ir vieglāk sasniedzama nekā tā, kas atrodas zem citas kartona kastes.

Izveidojiet savu pirmo krājumu uzskaiti:

1. Noskenējiet etiķeti. Atveriet tās lapu tālruņa pārlūkprogrammā.
2. Nosauciet kasti vai plauktu. Piemēram, „250 ml krūzes — rezerves krājumi”, pēc tam norādiet tās atrašanās vietu.
3. Nofotografējiet vai diktējiet saturu. Ja fotografējat, nodrošiniet, lai iepakojums būtu redzams, un mazus uzrakstus fotografējiet atsevišķi. Ja izmantojat balss ievadi, nosauciet produktu nosaukumus, daudzumus un iepakojuma izmērus.
4. Pārskatiet AI sarakstu. AI atpazīst produktus fotogrāfijās vai pārvērš jūsu izrunāto aprakstu par preču sarakstu. Pirms saglabāšanas pārbaudiet nosaukumus, izmērus, iepakojuma formātus un daudzumus.
5. Saglabājiet un pārbaudiet meklēšanu. Meklējiet vienu produktu, izmantojot nosaukumu, ko jūsu komanda parasti lieto.

Izmēģiniet diktēt: „Sešas viena litra pudeles ar vaniļas sīrupu, četras iepakojumu ar 50 papīra krūzītēm un divas iepakojumu ar V60 02 filtriem.“ AI izveido sarakstu, kuru jūs varat pārskatīt un saglabāt.

Izmantojiet konkrētus nosaukumus: „Papīra krūzes 250 ml — iepakojums ar 50 gab.” vai „Melni vāciņi 80 mm — iepakojums ar 100 gab.” Reģistrējiet iepakojumu skaitu, lai darbinieki varētu atšķirt līdzīgas preces.

Fotogrāfijām un meklējamiem nosaukumiem ir atšķirīgi mērķi. Fotogrāfija palīdz atpazīt iepakojumu. Saglabāts preces nosaukums ļauj produktu atrast, izmantojot meklēšanu. Ja saglabājat tikai fotogrāfiju, tas automātiski nenozīmē, ka katru tajā redzamo produktu var atrast, izmantojot teksta meklēšanu.

Atcerieties, kuru kafiju jūs ielējāt traukā

Jūs izmēģināt dažādas kafijas šķirnes, ielejat pupiņas traukā un, līdz tās beidzas, aizmirstat nosaukumu. Jūs šo kafiju pirktu atkal — ja vien varētu to atcerēties.

Šeit attēlotā mājbiroja kafijas iekārtas īpašnieks izmanto „TidyBox” tieši šim nolūkam. Katru reizi, kad viņš atkārtoti piepilda marķētu trauku, viņš ieskenē tā QR kodu un nofotografē kafijas maisiņu. Mākslīgais intelekts palīdz identificēt kafiju; viņš var salīdzināt rezultātu ar fotogrāfiju un to saglabāt. Nākamajā skenēšanas reizē tiek atgūts nosaukums un iepakojums.

Fotogrāfija no TidyBox lietotāja mājas biroja.

Kafejnīcā šis pats ieradums palīdz nākamajai maiņai pārbaudīt, kādas pupiņas atrodas konteinerā vai dzirnaviņu piltuvē. Nofotografējiet ne tikai pupiņas, bet arī iepakojumu ar nosaukumu, un atjauniniet ierakstu, mainot kafijas veidu.

Uzlieciet ledusskapja uzlīmes uzmanīgi

Izvēlieties etiķetes materiālu atbilstoši tās uzglabāšanas apstākļiem. Gatavi TidyBox papīra etiķešu komplekti ir piemēroti sausām kastēm. Lai izgatavotu ūdensizturīgas etiķetes, ģenerējiet TidyBox QR kodus, lejupielādējiet drukas izkārtojumu un izdrukājiet to uz piemērota pašlīmējoša vinila, kas ir saderīgs ar jūsu printeri. Izvēlieties materiālu un drukāšanas metodi, kas ir piemērota attiecīgajiem mitruma un temperatūras apstākļiem, pēc tam pārbaudiet gatavo etiķeti tās paredzētajā vietā.

Arī ledusskapī uzglabājamajam produktam kodu var uzlikt uz piemērotas sausas ārējās virsmas, skaidri norādot, kuru zonu tas attēlo. Saglabājiet redzamas oriģinālās produktu etiķetes.

Atrodiet krājumus un atjauniniet to daudzumu, kad krājumi mainās

Jaunajam baristam nepieciešami 80 mm vāki. Viņš atver digitālo lapu ar kasti savā krājumā, uz kuru viņam ir piekļuves atļauja, meklē „vāki 80 mm” un atver atbilstošo ierakstu. Saglabātais nosaukums, fotoattēls un piešķirtā atrašanās vieta palīdz viņam identificēt pareizo krājumu, neskenējot katru kasti.

Vienojieties par vienotiem nosaukumiem visās maiņās. „Vanīlijas sīrups 1 litrs” ir noderīgāks nekā „vanīlija”; „V60 02 papīra filtri” ir precīzāks nekā „filtri”. Izmantojiet vienkāršu shēmu: produkts, atšķirības pazīme, iepakojuma izmērs.

Izvēlieties uzskaites vienību, kas atbilst uzdevumam. Aizvērtas kafijas pupiņu maisiņi, sīrupa pudeles un iepakojumi ar krūzītēm ārpusē ir piemēroti rezerves krājumiem. Sešu viena litra pudelu reģistrēšana ir vieglāka nekā katras apkalpošanas laikā izsniegtās sīrupa devas uzskaite.

Piemēram, rezerves kastē ir sešas pudeles vaniļas sīrupa. Kolēģis pārvieto divas pudeles no rezerves kastes uz apkalpošanas leti, pēc tam manuāli maina daudzumu rezerves uzskaitē no sešām uz četrām. Ja krājumam pie apkalpošanas letes ir atsevišķa uzskaite, kolēģis atjaunina arī to. Kad tiek izlietota pēdējā pudele no rezerves, kolēģis izņem šo vienību no pašreizējā satura un informē par pasūtīšanu atbildīgo personu, ka nepieciešama krājumu papildināšana.

Skenējot tiek atvērts ieraksts; persona veic izmaiņas. Atjauniniet atrašanās vietu, kad tiek pārvietota visa kaste. Kad produkti tiek pārvietoti starp kastēm, atjauniniet abus sarakstus.

Saglabājiet datumus redzamus un pārbaudiet krājumus pirms pasūtīšanas

Identiski produkti var būt no dažādām partijām. Ja uz to iepakojumiem norādītie datumi atšķiras, reģistrējiet tos kā atsevišķus posteņus, saglabājot vienu un to pašu pamatprodukta nosaukumu. Piemēram: „Vaniļas sīrups 1 litrs — partija A — datums, kas norādīts uz iepakojuma: 2026. gada 15. decembris.” Šis ir ilustratīvs ieraksts; pārrakstiet faktisko informāciju no katra iepakojuma.

Ja nepieciešams, pievienojiet atvēršanas datumu kā tekstu preces nosaukumā. Šī ir piezīme, ko ievada jūsu komanda, nevis automātiska derīguma termiņa uzraudzība. Pārbaudiet, kāda veida datumu norāda ražotājs, un ievērojiet tā uzglabāšanas un lietošanas pēc atvēršanas norādījumus. AI krājumu uzskaite neaizstāj šo pārbaudi.

Novietojiet piemērotās preces ar tuvāko derīguma datumu tā, lai personāls tās izmantotu pirmās. Pārbaudiet iepakojumus, saņemot piegādes, kā arī veicot regulāras krājumu pārbaudes. Neatsaucieties tikai uz piegāžu saņemšanas secību: produktam, kas piegādāts vēlāk, uz iepakojuma var būt uzdrukāts agrāks datums.

Pirms pasūtījuma veikšanas vadītājs pārskata attiecīgos ierakstus un salīdzina svarīgos priekšmetus ar fiziskajām krājumiem. Ja veikals plāno uzturēt četras aizzīmogotas kafijas paciņas, bet ir palikušas tikai divas, kāds pieņem lēmumu par to, ko pasūtīt, pamatojoties uz paredzamo pieprasījumu un gaidāmajām piegādēm. Minimālais krājumu daudzums ir komandas noteikums, bet lēmumu par pasūtījumu pieņem konkrēta persona.

Šajā pārbaudē iekļaujiet arī sezonas preces. Pirms pasūtīt svētku krūzes, pārbaudiet esošās krājumu un novērtējiet to daudzumu un stāvokli. Pārskatāmība palīdz komandai pamanīt jau pieejamās preces.

Piešķiriet katrai maiņai atbilstošas piekļuves tiesības

Nepieprasīta etiķete ir pieejama ikvienam, kurš to skenē. Veikala darba krājumiem pieprasiet kolekciju ar atbildīgās personas kontu un izvēlieties privātu piekļuvi. Pieprasot vienu kasti no nepieprasītas kolekcijas, tiek pieprasīta visa kolekcija.

Uzaiciniet kolēģus atbilstoši viņu pienākumiem:

• Piekļuves tiesības skatīšanai piešķiriet tiem, kam nepieciešams atrast preces un pārbaudīt to saturu.
• Preču un atrašanās vietu rediģēšana cilvēkiem, kuri saņem piegādes, izsniedz krājumus un pārvieto kastes.

Uzaicinātie lietotāji izmanto savus kontus. Katrai maiņai ir nepieciešams kāds, kurš var atjaunināt ierakstus, pat ja citiem kolēģiem ir nepieciešamas tikai apskates tiesības. Piekļuves rokasgrāmatā ir izskaidrots, kā to iestatīt.

Pievienojiet īsu pārbaudi maiņas nodošanai: vai piegādes ir reģistrētas, izsniegtie iepakojumi atspoguļoti un pārvietotās kastes atjauninātas? Atceliet piekļuvi, kad kāds pamet komandu. Kopīgais inventārs paliek noderīgs, ja visi zina, kurš to atjaunina un kad.

Sāciet ar vienu plauktu

Izvēlieties nelielu zonu, piemēram, rezerves krūzes, vāciņus un filtrus. Tos ir viegli atšķirt un saskaitīt.

1. Nosauciet uzglabāšanas vietas un piestipriniet etiķetes.
2. Nofotografējiet vai diktējiet saturu, pārskatiet AI sarakstus un saglabājiet.
3. Piešķiriet atrašanās vietas un piešķiriet kolēģim piekļuvi.
4. Lūdziet viņam atrast piecus konkrētus produktus bez mutiskām norādēm.
5. Izdodiet dažas iepakojumu vienības, atjauniniet daudzumus un salīdziniet uzskaiti ar plauktā esošo krājumu.

Ja meklēšana ir apgrūtināta, uzlabojiet nosaukumus. Ja daudzumi mainās, vienojieties par to, kad veikt atjauninājumus. Tad šo pašu procedūru attieciniet uz kafiju, sīrupiem, ledusskapjiem un sezonas kastēm.

Vai komandai ir nepieciešama lietotne?

Nē. TidyBox atveras tālruņa pārlūkprogrammā. Apskatīšanai un rediģēšanai ir nepieciešams interneta savienojums. Personālam ir nepieciešami konti, lai pieņemtu uzaicinājumus pievienoties privātai kolekcijai.

Vai dzēriena pārdošana automātiski atskaita sastāvdaļas?

Šajā darba plūsmā darbinieki krājumus atjaunina manuāli. Sistēma atbalsta krājumu meklēšanu un uzglabāšanas satura reģistrēšanu; uz pārdošanas apjomiem balstīta sastāvdaļu atskaitīšana un automātiskā iepirkšana nav daļa no šeit aprakstītās konfigurācijas.

Kāds ir pirmais solis?

Izveidojiet kontu, izdrukājiet QR etiķetes vai izvēlieties gatavu komplektu TidyBox veikalā. Ierīkojiet vienu plauktu un ļaujiet nākamajai maiņai atrast produktu, izmantojot meklēšanu.