Cách tổ chức hàng tồn kho và kho lưu trữ tại quán cà phê bằng nhãn QR TidyBox
Giờ cao điểm buổi sáng đã bắt đầu, và quầy phục vụ đã hết nắp cho cốc mang đi. Không ai biết hộp dự phòng đang ở đâu. Hệ thống quản lý hàng tồn kho của quán cà phê sẽ phát huy tác dụng khi bất kỳ thành viên nào trong đội ngũ cũng có thể trả lời được câu hỏi: chúng ta còn những gì, và chúng ở đâu?
TidyBox kết nối các hộp, thùng chứa và kệ hàng với danh sách mặt hàng kỹ thuật số thông qua nhãn QR. Quét, chụp ảnh nội dung hoặc mô tả bằng giọng nói, xem xét các đề xuất của AI và lưu lại. Sau đó, tìm kiếm một sản phẩm và kiểm tra vị trí của nó. Mọi thứ đều mở trên trình duyệt điện thoại, không cần ứng dụng hay bảng tính riêng biệt.
Chỉ định vị trí lưu trữ rõ ràng cho từng mặt hàng
Hãy bắt đầu từ cách đội ngũ của quý vị sử dụng vật tư. Xác định một vài khu vực lưu trữ thiết thực:
- Cà phê và nguyên liệu khô: túi hạt cà phê đóng kín, trà, ca cao và đường.
- Si-rô và các nguyên liệu bổ sung: chai dự trữ, nước sốt và nguyên liệu theo mùa, được bảo quản theo hướng dẫn bảo quản in trên bao bì.
- Đồ đựng mang đi: cốc, nắp đậy phù hợp, khăn ăn, túi và hộp đựng.
- Hàng tồn kho cần bảo quản lạnh: các sản phẩm cần làm lạnh, được đặt tại các vị trí được chỉ định.
- Vệ sinh và bảo trì: một khu vực riêng biệt dành cho các sản phẩm vệ sinh, bàn chải và vật tư dự phòng, cách xa thực phẩm.
- Vật tư theo mùa: bao bì lễ hội, đồ trang trí và thiết bị sử dụng không thường xuyên.
Hãy bắt đầu với một bộ sưu tập có tên “Quán cà phê — Trung tâm”. Bộ sưu tập này liên kết các nhãn thông qua tính năng tìm kiếm chung. Chỉ định các vị trí như “Kho — Giá B — Kệ 2” để hướng dẫn nhân viên biết nơi cần tìm.
Một nhãn có thể đại diện cho một hộp, thùng chứa hoặc kệ. Tránh đếm trùng các chai cùng loại trong cả bản ghi kệ và hộp trên kệ đó. Các bộ sưu tập riêng biệt có thể phân chia hàng tồn kho và quyền truy cập của nhân viên giữa các cửa hàng. Vui lòng tham khảo hướng dẫn về bộ sưu tập.
Dán nhãn lên các kệ và hộp, sau đó tạo danh sách từ ảnh hoặc giọng nói
Chuẩn bị một bộ nhãn liên kết với nhau, có thể tự in hoặc mua sẵn để sử dụng. Đặt mỗi mã lên một bề mặt phẳng, dễ tiếp cận. Một nhãn dán ở mặt bên của hộp xếp chồng lên nhau sẽ dễ tiếp cận hơn so với nhãn dán ở dưới một thùng carton khác.
Thiết lập hồ sơ lưu trữ đầu tiên của quý vị:
- Quét mã nhãn. Mở trang web tương ứng trên trình duyệt điện thoại của quý vị.
- Đặt tên cho hộp hoặc kệ. Hãy thử đặt tên là “Cốc 250 ml — hàng dự trữ”, sau đó chỉ định vị trí của nó.
- Chụp ảnh hoặc đọc to nội dung bên trong. Đối với ảnh, hãy đảm bảo bao bì được hiển thị rõ ràng và chụp riêng các dòng chữ nhỏ. Đối với nhập liệu bằng giọng nói, hãy đọc tên sản phẩm, số lượng và kích cỡ gói hàng.
- Xem lại danh sách do AI tạo ra. AI sẽ nhận diện các sản phẩm trong ảnh hoặc chuyển đổi mô tả bằng giọng nói của quý vị thành danh sách mặt hàng. Kiểm tra tên, kích thước, dạng đóng gói và số lượng trước khi lưu.
- Lưu lại và thử tìm kiếm. Tìm kiếm một sản phẩm bằng tên mà nhóm của quý vị thường sử dụng.
Hãy thử đọc to: “Sáu chai siro vani 1 lít, bốn gói cốc giấy 50 chiếc và hai gói bộ lọc V60 02.” AI sẽ tạo danh sách để quý vị xem lại và lưu.
Sử dụng tên cụ thể: “Cốc giấy 250 ml — gói 50 chiếc” hoặc “Nắp đen 80 mm — gói 100 chiếc.” Ghi lại số lượng gói để nhân viên có thể phân biệt các vật tư tương tự.
Hình ảnh và tên có thể tìm kiếm phục vụ các mục đích khác nhau. Hình ảnh giúp người khác nhận diện bao bì. Tên mặt hàng được lưu lại giúp sản phẩm có thể tìm kiếm được. Chỉ lưu giữ hình ảnh sẽ không tự động khiến mọi sản phẩm trong đó có thể tìm kiếm được bằng văn bản.
Hãy ghi nhớ loại cà phê mà quý vị đã đổ vào hộp đựng
Quý vị thử các loại cà phê khác nhau, đổ hạt cà phê vào hộp đựng và quên mất tên loại cà phê đó khi chúng hết. Quý vị sẽ mua lại loại cà phê đó — nếu quý vị có thể nhớ ra.
Chủ sở hữu của hệ thống pha cà phê tại văn phòng tại nhà được minh họa trong hình này sử dụng TidyBox chính xác cho mục đích này. Mỗi khi ông ấy nạp đầy lại một thùng chứa đã dán nhãn, ông ấy sẽ quét mã QR của thùng đó và chụp ảnh túi cà phê. Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ giúp nhận diện loại cà phê; ông ấy có thể đối chiếu kết quả với bức ảnh và lưu lại. Lần quét tiếp theo sẽ hiển thị lại tên và thông tin bao bì.
Một bức ảnh chụp tại văn phòng tại nhà của một người dùng TidyBox.
Tại một quán cà phê, thói quen tương tự sẽ giúp ca làm việc tiếp theo kiểm tra xem trong hộp đựng hoặc phễu máy xay có loại hạt cà phê nào. Hãy chụp ảnh bao bì có ghi tên, không chỉ chụp hạt cà phê, và cập nhật hồ sơ khi thay đổi loại cà phê.
Dán nhãn tủ lạnh một cách cẩn thận
Hãy lựa chọn chất liệu nhãn phù hợp với môi trường bảo quản. Bộ nhãn giấy TidyBox làm sẵn phù hợp với các hộp khô ráo. Đối với nhãn chống thấm nước, hãy tạo mã QR TidyBox, tải xuống bản thiết kế in và in trên chất liệu vinyl tự dính phù hợp với máy in của quý vị. Hãy lựa chọn chất liệu và phương pháp in phù hợp với độ ẩm và nhiệt độ tại nơi sử dụng, sau đó kiểm tra nhãn thành phẩm tại vị trí lắp đặt.
Bản ghi trong tủ lạnh cũng có thể dán mã trên một bề mặt bên ngoài khô ráo phù hợp, đồng thời ghi rõ khu vực mà mã đó đại diện. Hãy giữ cho nhãn sản phẩm gốc luôn ở vị trí dễ nhìn thấy.
Tìm nguồn cung ứng và cập nhật số lượng khi hàng tồn kho thay đổi
Một nhân viên pha chế mới cần nắp cốc kích thước 80 mm. Họ mở trang kỹ thuật số của một hộp trong bộ sưu tập mà họ được phép truy cập, tìm kiếm “nắp cốc 80 mm” và mở bản ghi phù hợp. Tên, ảnh và vị trí được chỉ định đã lưu giúp họ xác định đúng mặt hàng mà không cần quét từng hộp.
Thống nhất các tên gọi nhất quán giữa các ca làm việc. “Xi-rô vani 1 lít” hữu ích hơn “vani”; “Bộ lọc giấy V60 02” chính xác hơn “bộ lọc”. Hãy sử dụng một mẫu đơn giản: tên sản phẩm, chi tiết phân biệt, kích thước gói.
Hãy chọn đơn vị đếm phù hợp với nhiệm vụ. Các túi cà phê hạt đóng kín, chai siro và gói cốc mang đi là những lựa chọn phù hợp cho hàng tồn kho dự trữ. Việc ghi chép sáu chai một lít sẽ dễ dàng hơn so với việc theo dõi từng liều siro được phân phối trong quá trình phục vụ.
Ví dụ: một hộp dự trữ chứa sáu chai siro vani. Một đồng nghiệp chuyển hai chai từ hộp dự trữ sang quầy phục vụ, sau đó cập nhật thủ công số lượng trong hồ sơ dự trữ từ sáu xuống còn bốn. Nếu hàng tồn kho tại quầy phục vụ có hồ sơ riêng, đồng nghiệp đó cũng sẽ cập nhật hồ sơ đó. Khi chai cuối cùng trong kho dự trữ được sử dụng, đồng nghiệp đó sẽ loại bỏ mặt hàng đó khỏi danh sách hàng hiện có và thông báo cho người phụ trách đặt hàng rằng cần bổ sung hàng.
Quét mã vạch để mở hồ sơ; một người sẽ thực hiện các thay đổi. Cập nhật vị trí khi một hộp nguyên vẹn được di chuyển. Khi sản phẩm được chuyển từ hộp này sang hộp khác, hãy cập nhật cả hai danh sách.
Luôn hiển thị ngày tháng và kiểm tra tồn kho trước khi đặt hàng
Các sản phẩm giống hệt nhau có thể thuộc các lô sản xuất khác nhau. Nếu ngày tháng in trên bao bì của chúng khác nhau, hãy ghi chép chúng như các mặt hàng riêng biệt nhưng vẫn giữ nguyên tên sản phẩm cơ bản. Ví dụ: “Si-rô vani 1 lít — lô A — ngày tháng ghi trên bao bì: 15 tháng 12 năm 2026.” Đây là một ví dụ minh họa; quý vị hãy sao chép thông tin thực tế từ từng bao bì.
Khi cần thiết, hãy thêm ngày mở bao bì dưới dạng văn bản vào tên mặt hàng. Đây là ghi chú do đội ngũ của quý vị nhập vào, không phải là tính năng theo dõi hạn sử dụng tự động. Kiểm tra loại ngày tháng mà nhà sản xuất cung cấp và tuân thủ các hướng dẫn bảo quản cũng như sử dụng sau khi mở bao bì. Hệ thống quản lý hàng tồn kho AI không thay thế cho việc kiểm tra này.
Hãy sắp xếp hàng tồn kho phù hợp sao cho những mặt hàng có ngày gần nhất được đặt ở vị trí thuận tiện nhất để nhân viên sử dụng trước. Kiểm tra bao bì khi hàng được giao đến và trong các đợt kiểm kê hàng tồn kho định kỳ. Đừng chỉ dựa vào thứ tự hàng được giao: một sản phẩm được giao muộn hơn có thể có ngày in trên bao bì sớm hơn.
Trước khi đặt hàng, người quản lý sẽ rà soát các hồ sơ liên quan và đối chiếu các mặt hàng quan trọng với lượng hàng tồn kho thực tế. Ví dụ, nếu cửa hàng đặt mục tiêu duy trì bốn túi cà phê còn nguyên niêm phong nhưng hiện chỉ còn hai túi, thì sẽ có người quyết định đặt hàng dựa trên nhu cầu dự kiến và các lô hàng sắp về. Mức tối thiểu là quy định của đội ngũ, và quyết định đặt hàng vẫn thuộc về con người.
Hãy bao gồm cả các mặt hàng theo mùa vào quá trình kiểm tra này. Trước khi đặt hàng cốc dùng cho các dịp lễ, hãy tìm kiếm hàng tồn kho hiện có và đánh giá số lượng cũng như tình trạng của chúng. Tính minh bạch giúp đội ngũ nhận ra những mặt hàng đã có sẵn.
Cấp quyền truy cập phù hợp cho từng ca làm việc
Một nhãn chưa được xác nhận quyền sở hữu sẽ mở cho bất kỳ ai quét mã. Đối với hàng tồn kho đang sử dụng của cửa hàng, hãy xác nhận quyền sở hữu bộ sưu tập bằng tài khoản của người chịu trách nhiệm và chọn quyền truy cập riêng tư. Việc xác nhận quyền sở hữu một hộp trong bộ sưu tập chưa có chủ sở hữu đồng nghĩa với việc xác nhận quyền sở hữu toàn bộ bộ sưu tập.
Mời đồng nghiệp tham gia dựa trên trách nhiệm của họ:
- Quyền truy cập “Xem” dành cho những người cần tìm vật tư và kiểm tra nội dung.
- Chức năng chỉnh sửa mặt hàng và vị trí dành cho những người nhận hàng, phát hành hàng tồn kho và di chuyển các thùng hàng.
Những người được mời sẽ sử dụng tài khoản riêng của họ. Mỗi ca làm việc cần có một người có thể cập nhật hồ sơ, ngay cả khi các đồng nghiệp khác chỉ cần quyền xem. Hướng dẫn quyền truy cập giải thích cách thiết lập.
Thêm một bước kiểm tra ngắn vào quy trình bàn giao ca làm việc: các lô hàng đã được ghi chép, các gói hàng đã phát đã được phản ánh và các thùng hàng đã di chuyển đã được cập nhật chưa? Hủy quyền truy cập khi có người rời khỏi nhóm. Danh mục hàng tồn kho được chia sẻ sẽ vẫn hữu ích khi mọi người đều biết ai cập nhật nó và vào thời điểm nào.
Bắt đầu với một kệ hàng
Chọn một khu vực nhỏ chẳng hạn như cốc dự trữ, nắp và bộ lọc. Những vật dụng này dễ phân biệt và đếm.
- Đặt tên cho các vị trí lưu trữ và dán nhãn.
- Chụp ảnh hoặc ghi âm nội dung, xem lại danh sách AI và lưu lại.
- Chỉ định vị trí và cấp quyền truy cập cho đồng nghiệp.
- Yêu cầu họ tìm năm sản phẩm cụ thể mà không cần hướng dẫn bằng lời.
- Phân phát một vài gói hàng, cập nhật số lượng và đối chiếu hồ sơ với thực tế trên kệ.
Nếu việc tìm kiếm gặp khó khăn, hãy cải thiện cách đặt tên. Nếu số lượng có sự chênh lệch, hãy thống nhất thời điểm thực hiện cập nhật. Sau đó, áp dụng quy trình tương tự cho cà phê, siro, tủ lạnh và các hộp hàng theo mùa.
Đội ngũ có cần một ứng dụng không?
Không. TidyBox mở trên trình duyệt điện thoại. Việc xem và chỉnh sửa yêu cầu kết nối internet. Nhân viên cần có tài khoản để chấp nhận lời mời tham gia bộ sưu tập riêng tư.
Việc bán một thức uống có tự động trừ nguyên liệu không?
Trong quy trình làm việc này, nhân viên cập nhật tồn kho theo cách thủ công. Hệ thống hỗ trợ việc tìm kiếm nguồn cung ứng và ghi chép nội dung kho; việc trừ nguyên liệu dựa trên doanh số bán hàng và mua hàng tự động không nằm trong cấu hình được mô tả tại đây.
Bước đầu tiên là gì?
Hãy tạo tài khoản, in nhãn QR hoặc chọn một bộ nhãn sẵn có tại cửa hàng TidyBox. Thiết lập một kệ hàng và để ca làm việc tiếp theo tìm kiếm sản phẩm thông qua chức năng tìm kiếm.