TidyBox QR Etiketleriyle Kahve Dükkanının Envanterini ve Depolamasını Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Sabah yoğunluğu başladı ve tezgahta paket servis fincanları için kapak kalmadı. Yedek kutunun nerede olduğu kimse bilmiyor. Kahve dükkanının envanteri, herhangi bir ekip üyesinin “Elimizde ne var ve nerede?” sorusuna cevap verebildiği zaman işe yarar hale gelir.

TidyBox, kutuları, kapları ve rafları QR etiketleri aracılığıyla dijital ürün listelerine bağlar. İçeriği tarayın, fotoğrafını çekin veya sesli olarak tanımlayın, yapay zeka önerilerini inceleyin ve kaydedin. Daha sonra bir ürünü arayın ve konumunu kontrol edin. Her şey, ayrı bir uygulama veya elektronik tablo olmadan telefon tarayıcısında açılır.

Her malzemeye net bir depolama yeri belirleyin

Ekibinizin malzemeleri kullanma şekliyle başlayın. Birkaç pratik saklama alanı belirleyin:

• Kahve ve kuru malzemeler: kapalı kahve çekirdek poşetleri, çay, kakao ve şeker.
• Şuruplar ve ek malzemeler: yedek şişeler, soslar ve mevsimlik malzemeler, ambalajlarının üzerinde yazılı saklama talimatlarına göre saklanır.
• Paket servis ambalajları: bardaklar, uygun kapaklar, peçeteler, poşetler ve taşıma çantaları.
• Soğutulmuş stok: Soğutulması gereken ürünler, kendilerine ayrılmış yerlerde.
• Temizlik ve bakım: Temizlik ürünleri, fırçalar ve yedek malzemeler için gıdalardan uzak, ayrı bir alan.
• Mevsimlik malzemeler: bayram ambalajları, süslemeler ve ara sıra kullanılan ekipmanlar.

"Kahve dükkanı — Merkez" adlı bir koleksiyon oluşturarak başlayın. Bu koleksiyon, ortak bir arama özelliği aracılığıyla etiketler arasında bağlantı kurar. Personele nereden bakacaklarını belirtmek için "Depo — Raf B — Raf 2" gibi konumlar atayın.

Bir etiket, bir kutu, kap veya rafı temsil edebilir. Aynı şişeleri hem raf kaydında hem de o raftaki bir kutuda saymaktan kaçının. Ayrı koleksiyonlar, stokları ve personelin erişimini mağazalar arasında bölebilir. Koleksiyon kılavuzuna bakın.

Rafları ve kutuları etiketleyin, ardından fotoğraflardan veya ses kayıtlarından listeler oluşturun

Kendiniz yazdırdığınız veya kullanıma hazır olarak satın aldığınız, birbiriyle bağlantılı bir etiket seti hazırlayın. Her kodu düz ve erişilebilir bir yüzeye yerleştirin. Üst üste yığılmış bir kutunun yan tarafındaki etikete, başka bir kartonun altındaki etikete göre ulaşmak daha kolaydır.

İlk depolama kaydınızı oluşturun:

1. Etiketi tarayın. Telefonunuzun tarayıcısında ilgili sayfayı açın.
2. Kutuya veya rafa bir ad verin. Örneğin, “250 ml bardaklar — yedek stok” gibi bir ad verin, ardından konumunu belirleyin.
3. İçeriği fotoğraflayın veya sesli olarak dikte edin. Fotoğraf çekerken ambalajı görünür hale getirin ve küçük yazıları ayrı olarak fotoğraflayın. Sesli giriş için ürün adlarını, miktarları ve ambalaj boyutlarını söyleyin.
4. AI listesini gözden geçirin. AI, fotoğraflardaki ürünleri tanır veya sesli açıklamanızı bir ürün listesine dönüştürür. Kaydetmeden önce isimleri, boyutları, ambalaj formatlarını ve miktarları kontrol edin.
5. Kaydedin ve aramayı test edin. Ekibinizin normalde kullanacağı adı kullanarak bir ürünü arayın.

Şöyle dikte etmeyi deneyin: “Altı adet bir litrelik vanilya şurubu şişesi, dört paket 50’lik kağıt bardak ve iki paket V60 02 filtre.” AI, gözden geçirip kaydetmeniz için listeyi oluşturur.

Belirli isimler kullanın: “250 ml kağıt bardak — 50'lik paket” veya “80 mm siyah kapaklar — 100'lük paket.” Personelin benzer malzemeleri ayırt edebilmesi için paket sayısını kaydedin.

Fotoğraflar ve arama yapılabilir isimler farklı amaçlara hizmet eder. Bir fotoğraf, birinin ambalajı tanımasına yardımcı olur. Kaydedilmiş bir ürün adı, ürünün aranabilir olmasını sağlar. Yalnızca bir fotoğraf saklamak, içindeki her ürünün otomatik olarak metin aramasına açık hale gelmesini sağlamaz.

Kaba hangi kahveyi döktüğünüzü unutmayın

Farklı kahveleri denersiniz, çekirdekleri bir kaba doldurursunuz ve kahve bittiğinde adını unutursunuz. Hatırlayabilseydiniz, o kahveyi tekrar satın alırdınız.

Burada resmedilen ev ofisi kahve düzenlemesinin sahibi, tam da bu amaçla TidyBox'ı kullanıyor. Etiketli bir kabı her yeniden doldurduğunda, kabın QR kodunu tarar ve kahve poşetinin fotoğrafını çeker. Yapay zeka, kahvenin tanımlanmasına yardımcı olur; kullanıcı, sonucu fotoğrafla karşılaştırıp kaydedebilir. Daha sonra yapılacak bir tarama, kahvenin adını ve ambalajını tekrar gösterir.

Bir TidyBox kullanıcısının ev ofisinden bir fotoğraf.

Bir kahve dükkanında, aynı alışkanlık bir sonraki vardiyanın bir kapta veya öğütücü haznesinde hangi çekirdeklerin bulunduğunu kontrol etmesine yardımcı olur. Sadece çekirdekleri değil, üzerinde isim yazılı ambalajı da fotoğraflayın ve kahve değiştirildiğinde kaydı güncelleyin.

Buzdolabı etiketlerini dikkatlice yerleştirin

Etiket malzemesini, depolama ortamına göre seçin. Hazır TidyBox kağıt etiket setleri, kuru kutular için uygundur. Suya dayanıklı etiketler için TidyBox QR kodları oluşturun, baskı düzenini indirin ve yazıcınızla uyumlu uygun kendinden yapışkanlı vinil üzerine yazdırın. Nem ve sıcaklık koşullarına uygun malzeme ve baskı yöntemini seçin, ardından bitmiş etiketi yerinde test edin.

Bir buzdolabı kayıt etiketinin kodu, temsil ettiği alanı açıkça belirten uygun bir kuru dış yüzeye de yazılabilir. Orijinal ürün etiketlerini görünür tutun.

Stok hareketleri olduğunda malzemeleri bulun ve miktarları güncelleyin

Yeni bir barista, 80 mm'lik kapaklara ihtiyaç duyar. Erişim izni olan koleksiyondaki bir kutunun dijital sayfasını açar, "80 mm kapaklar" araması yapar ve eşleşen kaydı açar. Kaydedilmiş isim, fotoğraf ve atanmış konum, her kutuyu taramadan doğru stoğu tanımlamasına yardımcı olur.

Vardiyalar arasında tutarlı isimler üzerinde anlaşın. “1 litre vanilya şurubu”, “vanilya”dan daha kullanışlıdır; “V60 02 kağıt filtreler”, “filtreler”den daha kesindir. Basit bir şablon kullanın: ürün, ayırt edici ayrıntı, paket boyutu.

Göreve uygun bir sayım birimi seçin. Mühürlü kahve çekirdeği poşetleri, şurup şişeleri ve paket servis bardakları, yedek stok için idealdir. Altı adet bir litrelik şişeyi kaydetmek, servis sırasında dağıtılan her bir şurup dozunu takip etmekten daha kolaydır.

Örneğin, bir yedek kutusu altı şişe vanilya şurubu içerir. Bir çalışan, yedek kutusundan servis tezgahına iki şişe taşır, ardından yedek kayıtlarındaki miktarı manuel olarak altıdan dörde değiştirir. Servis tezgahındaki stokun kendi kaydı varsa, çalışan bunu da günceller. Yedekteki son şişe kullanıldığında, çalışan bu ürünü mevcut içerik listesinden çıkarır ve siparişten sorumlu kişiye stok yenilemesi gerektiğini bildirir.

Tarama işlemi kaydı açar; bir kişi değişiklikleri yapar. Bütün bir kutu taşındığında konumu güncelleyin. Ürünler kutular arasında taşındığında her iki listeyi de güncelleyin.

Tarihleri görünür tutun ve sipariş vermeden önce stoğu kontrol edin

Aynı ürünler farklı partilerden gelebilir. Ambalajlarında basılı tarihler farklıysa, aynı temel ürün adını koruyarak bunları ayrı kalemler olarak kaydedin. Örneğin: "Vanilya şurubu 1 litre — parti A — ambalajda gösterilen tarih: 15 Aralık 2026." Bu örnek bir kayıttır; her ambalajdaki gerçek bilgileri kopyalayın.

Gerektiğinde, ürün adına metin olarak bir açılış tarihi ekleyin. Bu, ekibiniz tarafından girilen bir nottur; otomatik son kullanma tarihi takibi değildir. Üreticinin hangi tür tarihi sağladığını kontrol edin ve depolama ile açıldıktan sonraki kullanım talimatlarına uyun. AI envanteri bu kontrolün yerini almaz.

Personelin önce kullanması için, son kullanma tarihi en yakın olan uygun stokları ön plana yerleştirin. Teslimatlar geldiğinde ve normal stok kontrolleriniz sırasında ambalajları kontrol edin. Yalnızca teslimatların geldiği sıraya güvenmeyin: daha sonra teslim edilen bir ürünün ambalajında daha erken bir tarih basılı olabilir.

Sipariş vermeden önce, yönetici ilgili kayıtları inceler ve önemli ürünleri fiziksel stokla karşılaştırır. Mağaza dört adet kapalı kahve poşeti bulundurmayı hedefliyorsa ve sadece iki adet kalmışsa, beklenen talep ve gelecek teslimatlara göre ne sipariş edileceğine bir kişi karar verir. Asgari stok miktarı bir ekip kuralıdır ve sipariş kararı bir kişiye aittir.

Bu kontrole mevsimlik malzemeleri de dahil edin. Bayramlık bardak siparişi vermeden önce mevcut stoğu araştırın ve miktarını ve durumunu değerlendirin. Görünürlük, ekibin eldeki malzemeleri fark etmesine yardımcı olur.

Her vardiyaya doğru erişim izni verin

Sahipsiz bir etiket, onu tarayan herkes tarafından görülebilir. Mağazanın çalışma envanteri için, koleksiyonu sorumlu kişinin hesabıyla sahiplenin ve özel erişim seçeneğini seçin. Sahipsiz bir koleksiyondaki bir kutuyu sahiplenmek, tüm koleksiyonu sahiplenmek anlamına gelir.

Meslektaşlarınızı sorumluluklarına göre davet edin:

• Malzemeleri bulması ve içeriği kontrol etmesi gereken kişilere erişim izni verin.
• Teslimatları alan, stok dağıtımı yapan ve kutuları taşıyan kişiler için ürün ve konum düzenleme.

Davet edilenler kendi hesaplarını kullanır. Diğer iş arkadaşlarınızın yalnızca görüntüleme haklarına ihtiyacı olsa bile, her vardiyada kayıtları güncelleyebilecek birine ihtiyaç vardır. Erişim kılavuzu, kurulum sürecini açıklamaktadır.

Vardiya devri sırasında kısa bir kontrol ekleyin: teslimatlar kaydedildi mi, dağıtılan paketler yansıtıldı mı ve taşınan kutular güncellendi mi? Birisi ekipten ayrıldığında erişim hakkını kaldırın. Paylaşılan envanter, herkesin onu kimin ve ne zaman güncellediğini bildiği zaman yararlı olur.

Bir rafla başlayın

Yedek bardaklar, kapaklar ve filtreler gibi küçük bir alan seçin. Bunları ayırt etmek ve saymak kolaydır.

1. Depolama yerlerine isim verin ve etiketler yapıştırın.
2. İçeriği fotoğraflayın veya sesli olarak kaydedin, AI listelerini gözden geçirin ve kaydedin.
3. Yerleri atayın ve bir iş arkadaşınıza erişim izni verin.
4. Sözlü talimat vermeden beş belirli ürünü bulmalarını isteyin.
5. Birkaç paket dağıtın, miktarları güncelleyin ve kayıtları rafla karşılaştırarak kontrol edin.

Arama yapmak zorsa, isimleri iyileştirin. Miktarlarda sapma olursa, güncellemelerin ne zaman yapılacağı konusunda anlaşın. Ardından aynı rutini kahve, şuruplar, buzdolapları ve mevsimlik kutulara da genişletin.

Ekibin bir uygulamaya ihtiyacı var mı?

Hayır. TidyBox, telefon tarayıcısında açılır. Görüntüleme ve düzenleme için internet bağlantısı gereklidir. Personelin, özel bir koleksiyona davetleri kabul edebilmesi için hesaplara ihtiyacı vardır.

Bir içecek satıldığında malzemeler otomatik olarak düşülür mü?

Bu iş akışında, personel stokları manuel olarak günceller. Sistem, malzemelerin bulunmasını ve depo içeriğinin kaydedilmesini destekler; satışa dayalı malzeme kesintileri ve otomatik satın alma, burada açıklanan kurulumun bir parçası değildir.

İlk adım nedir?

Bir hesap oluşturun, QR etiketleri yazdırın veya TidyBox mağazasından hazır bir set seçin. Bir rafı düzenleyin ve bir sonraki vardiyanın arama yoluyla ürünü bulmasını sağlayın.