Kaip tvarkyti kavinės atsargas ir sandėliavimą naudojant „TidyBox“ QR etiketes

Prasidėjo rytinis piko metas, o kasoje baigėsi dangteliai išsinešimui skirtiems puodeliams. Niekas nežino, kur yra atsarginė dėžė. Kavinės atsargų apskaita tampa naudinga tada, kai bet kuris komandos narys gali atsakyti: ką turime ir kur tai yra?

„TidyBox“ per QR etiketes susieja dėžes, talpyklas ir lentynas su skaitmeniniais prekių sąrašais. Nuskaitykite, nufotografuokite turinį arba apibūdinkite jį balsu, peržiūrėkite AI pasiūlymus ir išsaugokite. Vėliau ieškokite produkto ir patikrinkite jo buvimo vietą. Viskas atidaroma telefono naršyklėje, be atskirų programėlių ar skaičiuoklių.

Kiekvienai atsargai paskirkite aiškią laikymo vietą

Pradėkite nuo to, kaip jūsų komanda naudoja atsargas. Nustatykite keletą praktiškų laikymo vietų:

• Kava ir sausi ingredientai: užsandarinti kavos pupelių maišeliai, arbata, kakava ir cukrus.
• Sirupai ir papildomi produktai: atsarginiai buteliai, padažai ir sezoniniai ingredientai, laikomi pagal ant jų pakuočių nurodytas laikymo instrukcijas.
• Išsinešimo pakuotės: puodeliai, atitinkami dangteliai, servetėlės, maišeliai ir nešimo krepšiai.
• Šaldytuvuose laikomi produktai: produktai, kuriuos reikia laikyti šaldytuve, savo paskirtose vietose.
• Valymas ir priežiūra: atskira vieta valymo priemonėms, šepetėliams ir atsarginėms priemonėms, atokiai nuo maisto.
• Sezoniniai reikmenys: šventinės pakuotės, dekoracijos ir retkarčiais naudojama įranga.

Pradėkite nuo kolekcijos, pavadintos „Kavinė – Centras“. Ji susieja etiketes per bendrą paiešką. Priskirkite vietas, pavyzdžiui, „Sandėlis – Stovas B – Lenta 2“, kad darbuotojai žinotų, kur ieškoti.

Etiketė gali žymėti dėžę, konteinerį ar lentyną. Venkite skaičiuoti tuos pačius butelius tiek lentynos įraše, tiek toje pačioje lentynoje esančioje dėžėje. Atskiros kolekcijos leidžia paskirstyti atsargas ir darbuotojų prieigą tarp parduotuvių. Žiūrėkite kolekcijų vadovą.

Pažymėkite lentynas ir dėžes, tada sudarykite sąrašus pagal nuotraukas arba balso įrašus

Paruoškite susietą etikečių rinkinį – jas galite atsispausdinti patys arba nusipirkti jau paruoštas naudoti. Kiekvieną kodą užklijuokite ant lygaus, lengvai pasiekiamo paviršiaus. Etiketė, užklijuota ant sukrautos dėžės šono, yra lengviau pasiekiama nei ta, kuri yra po kita kartonine dėže.

Sukurkite savo pirmąjį saugojimo įrašą:

1. Nuskaitykite etiketę. Atidarykite jos puslapį savo telefono naršyklėje.
2. Pavadinkite dėžę arba lentyną. Pabandykite „250 ml puodeliai — atsargos“, tada priskirkite jos vietą.
3. Nufotografuokite arba diktuokite turinį. Jei fotografuojate, užtikrinkite, kad būtų matoma pakuotė, o smulkią tekstą fotografuokite atskirai. Jei naudojate balso įvestį, ištarkite produktų pavadinimus, kiekius ir pakuočių dydžius.
4. Peržiūrėkite AI sąrašą. AI atpažįsta produktus nuotraukose arba paverčia jūsų ištartą aprašymą prekių sąrašu. Prieš išsaugodami patikrinkite pavadinimus, dydžius, pakuočių formatus ir kiekius.
5. Išsaugokite ir išbandykite paiešką. Ieškokite vieno produkto, naudodami pavadinimą, kurį jūsų komanda paprastai naudoja.

Pabandykite diktuoti: „Šeši vieno litro buteliai vanilės sirupo, keturios 50 vnt. popierinių puodelių pakuotės ir dvi V60 02 filtrų pakuotės.“ AI sudarys sąrašą, kurį galėsite peržiūrėti ir išsaugoti.

Naudokite konkrečius pavadinimus: „250 ml popieriniai puodeliai — 50 vnt. pakuotė“ arba „Juodi dangteliai 80 mm — 100 vnt. pakuotė.“ Užrašykite pakuočių skaičių, kad darbuotojai galėtų atskirti panašias prekes.

Nuotraukos ir paieškos pavadinimai tarnauja skirtingiems tikslams. Nuotrauka padeda atpažinti pakuotę. Įrašytas prekės pavadinimas leidžia produktą rasti paieškoje. Jei paliekate tik nuotrauką, tai nereiškia, kad kiekvieną joje esantį produktą bus galima rasti tekstine paieška.

Įsiminkite, kokią kavą įpylėte į indą

Išbandote įvairias kavos rūšis, supilate pupeles į indą ir, kol jos baigiasi, pamirštate pavadinimą. Jūs vėl pirktumėte tą kavą — jei tik galėtumėte ją prisiminti.

Čia pavaizduotos namų biuro kavos įrangos savininkas naudoja „TidyBox“ būtent šiam tikslui. Kiekvieną kartą, kai jis papildydamas paženklintą indą, nuskaito jo QR kodą ir nufotografuoja kavos maišelį. Dirbtinis intelektas padeda atpažinti kavą; jis gali palyginti rezultatą su nuotrauka ir jį išsaugoti. Vėliau, dar kartą nuskenavus, vėl parodomas pavadinimas ir pakuotė.

Nuotrauka iš „TidyBox“ vartotojo namų biuro.

Kavos parduotuvėje tas pats įprotis padeda kitai pamainai patikrinti, kokios pupelės yra talpykloje ar malūnėlio bunkeryje. Nufotografuokite ne tik pupeles, bet ir pakuotę su pavadinimu, o keisdami kavą atnaujinkite įrašą.

Šaldytuvo etiketes klijuokite atsargiai

Etiketės medžiagą rinkitės atsižvelgdami į saugojimo aplinką. Paruošti „TidyBox“ popierinių etikečių rinkiniai tinka sausoms dėžėms. Norėdami gauti vandeniui atsparias etiketes, sukurkite „TidyBox“ QR kodus, atsisiųskite spausdinimo maketą ir išspausdinkite jį ant tinkamo lipnaus vinilo, suderinamo su jūsų spausdintuvu. Pasirinkite medžiagą ir spausdinimo būdą, tinkamus esamoms drėgmės ir temperatūros sąlygoms, tada išbandykite gatavą etiketę vietoje.

Šaldytuvo registracijos etiketės kodas taip pat gali būti užrašytas ant tinkamo sauso išorinio paviršiaus, aiškiai nurodant sritį, kuriai ji skirta. Palikite matomas originalias produkto etiketes.

Raskite reikmenis ir atnaujinkite kiekius, kai atsargos keičiasi

Naujam baristui reikia 80 mm dangtelių. Jis atidaro kolekcijos, prie kurios turi prieigos leidimą, skaitmeninį puslapį, ieško „dangteliai 80 mm“ ir atidaro atitinkamą įrašą. Įrašytas pavadinimas, nuotrauka ir priskirta vieta padeda jam atpažinti reikiamą atsargą be būtinybės nuskaityti kiekvieną dėžę.

Susitarkite dėl nuoseklių pavadinimų visose pamainose. „Vanilės sirupas, 1 litras“ yra naudingesnis nei „vanilė“; „V60 02 popieriniai filtrai“ yra tikslesnis nei „filtrai“. Naudokite paprastą schemą: produktas, skiriamasis bruožas, pakuotės dydis.

Pasirinkite užduočiai tinkamą skaičiavimo vienetą. Uždaryti kavos pupelių maišeliai, sirupo buteliai ir išsinešimo puodelių pakuotės puikiai tinka atsargoms laikyti. Užregistruoti šešis vieno litro talpos butelius yra lengviau nei sekti kiekvieną aptarnavimo metu išpilto sirupo dozę.

Pavyzdžiui, atsargų dėžėje yra šeši buteliai vanilės sirupo. Kolega perkelia du butelius iš atsargų dėžės į aptarnavimo stalą, tada rankiniu būdu pakeičia kiekį atsargų įraše iš šešių į keturis. Jei atsargos aptarnavimo stale turi atskirą įrašą, kolega atnaujina ir jį. Kai pasinaudojamas paskutinis atsargų dėžėje likęs butelis, kolega pašalina tą prekę iš esamo turinio sąrašo ir praneša už užsakymus atsakingam asmeniui, kad reikia papildyti atsargas.

Nuskenavus atidaromas įrašas; asmuo atlieka pakeitimus. Atnaujinkite vietą, kai perkeliama visa dėžė. Kai produktai perkeliami iš vienos dėžės į kitą, atnaujinkite abu sąrašus.

Prieš užsakant, užtikrinkite, kad datos būtų matomos, ir patikrinkite atsargas

Tapatūs produktai gali būti iš skirtingų partijų. Jei ant jų pakuočių nurodytos datos skiriasi, įrašykite juos kaip atskirus vienetus, išlaikydami tą patį pagrindinį produkto pavadinimą. Pavyzdžiui: „Vanilės sirupas, 1 litras – partija A – data, nurodyta ant pakuotės: 2026 m. gruodžio 15 d.“ Tai yra pavyzdinis įrašas; perrašykite tikrąją informaciją iš kiekvienos pakuotės.

Jei reikia, prekės pavadinime kaip tekstą įrašykite atidarymo datą. Tai yra jūsų komandos įrašyta pastaba, o ne automatinis galiojimo termino stebėjimas. Patikrinkite, kokio tipo datą nurodo gamintojas, ir laikykitės jo laikymo bei naudojimo po atidarymo instrukcijų. AI atsargų apskaita nepakeičia šio patikrinimo.

Išdėstykite tinkamas prekes taip, kad artimiausia galiojimo data būtų matoma, kad darbuotojai jas sunaudotų pirmiausia. Patikrinkite pakuotes, kai gaunate pristatymus, ir atliekant įprastus atsargų patikrinimus. Nesikliaukite vien tik pristatymų gavimo eile: vėliau pristatytos prekės pakuotėje gali būti nurodyta ankstesnė data.

Prieš pateikdamas užsakymą, vadovas peržiūri atitinkamus įrašus ir palygina svarbius prekių vienetus su fizinėmis atsargomis. Jei parduotuvė siekia turėti keturis užsandarintus kavos maišelius, o liko tik du, kažkas nusprendžia, ką užsakyti, remdamasis numatoma paklausa ir būsimomis pristatymų partijomis. Minimalus kiekis yra komandos taisyklė, o sprendimas dėl užsakymo lieka asmens kompetencijoje.

Į šią patikrą įtraukite sezonines prekes. Prieš užsakydami šventinius puodelius, paieškokite esamų atsargų ir įvertinkite jų kiekį bei būklę. Matomumas padeda komandai pastebėti jau turimas prekes.

Suteikite kiekvienai pamainai tinkamą prieigą

Nepriskirta etiketė yra prieinama visiems, kurie ją nuskenuoja. Dėl parduotuvės darbo atsargų priskirkite kolekciją atsakingo asmens paskyrai ir pasirinkite privatų prieigą. Priskirdami vieną dėžę nepriskirtoje kolekcijoje, priskiriate visą kolekciją.

Kvieskite kolegas pagal jų pareigas:

• Suteikite peržiūros prieigą tiems, kuriems reikia rasti prekes ir patikrinti jų turinį.
• Prekių ir vietos redagavimo teises suteikite tiems, kurie priima pristatymus, išduoda atsargas ir perkelia dėžes.

Kviestieji naudoja savo paskyras. Kiekvienai pamainai reikia asmens, galinčio atnaujinti įrašus, net jei kitiems kolegoms reikalingos tik peržiūros teisės. Prieigos vadove paaiškinama, kaip tai nustatyti.

Pridėkite trumpą patikrinimą pamainos perdavimo metu: ar užregistruotos pristatytos prekės, ar atspindėtos išduotos pakuotės ir ar atnaujinta informacija apie perkelti dėžes? Panaikinkite prieigą, kai kas nors palieka komandą. Bendras inventorius išlieka naudingas, kai visi žino, kas ir kada jį atnaujina.

Pradėkite nuo vienos lentynos

Pasirinkite nedidelę sritį, pavyzdžiui, atsargines puodeles, dangtelius ir filtrus. Juos lengva atskirti ir suskaičiuoti.

1. Pavadinkite saugojimo vietas ir pritvirtinkite etiketes.
2. Nufotografuokite arba įgarsinkite turinį, peržiūrėkite AI sąrašus ir išsaugokite.
3. Paskirkite vietas ir suteikite prieigą kolegai.
4. Paprašykite jo rasti penkis konkrečius produktus be žodinių nurodymų.
5. Išduokite keletą pakuočių, atnaujinkite kiekius ir palyginkite įrašus su tuo, kas yra lentynose.

Jei paieška sudėtinga, patobulinkite pavadinimus. Jei kiekiai skiriasi, susitarkite, kada atnaujinimai turi vykti. Tada tą pačią tvarką pritaikykite kavai, sirupams, šaldytuvams ir sezoninėms dėžėms.

Ar komandai reikalinga programėlė?

Ne. „TidyBox“ atidaroma telefono naršyklėje. Peržiūrai ir redagavimui reikalingas interneto ryšys. Darbuotojams reikia paskyrų, kad galėtų priimti kvietimus į privačią kolekciją.

Ar pardavus gėrimą ingredientai automatiškai išskaitomi?

Šiame darbo procese darbuotojai atsargas atnaujina rankiniu būdu. Sistema padeda rasti atsargas ir registruoti sandėlio turinį; pardavimų pagrįstas ingredientų atskaitymas ir automatinis pirkimas nėra aprašytos čia konfigūracijos dalis.

Koks yra pirmasis žingsnis?

Susikurkite paskyrą, atsispausdinkite QR etiketes arba pasirinkite paruoštą rinkinį „TidyBox“ parduotuvėje. Įrengkite vieną lentyną ir leiskite kitai pamainai rasti produktą paieškos pagalba.